Лист про зустріч з клієнтом: структура, як написати, цілі

0
131

Всі ділові послання повинні стосуватися тільки діяльності фірми або обставин, пов’язаних із нею. При цьому, незалежно від змісту, вони повинні підкорятися деяким вимогам.

В першу чергу, це певна структура. У посланні завжди повинні бути вказані:

  • дата написання,
  • реквізити відправника і одержувача,
  • ввічливе адресне звернення (у вигляді формулювання «Шановний Іване Петровичу», «Шановна Олена Григорівна»),

Слід зазначити, що листи можуть адресовиваться як окремим співробітникам, так і цілим колективам (в цьому випадку досить обмежитися привітанням «Добрий день!»).

  • інформаційна складова, яка містить причини і цілі, що послужили підставою для написання листа,
  • прохання і пояснення
  • висновок.

До листа можуть додаватися різні додаткові документи, фото і відео свідоцтва – при наявності таких, це необхідно відобразити в основному тексті.

Лист можна оформляти як на звичайному стандартному аркуші формату А4, так і на фірмовому бланку організації. Другий варіант кращий, оскільки при ньому не треба вручну вбивати реквізити компанії, крім того, такий лист виглядає солідніше і зайвий раз свідчить про приналежність послання до офіційної кореспонденції.

Лист обов’язково повинна бути завірена підписом, але при цьому проштамповувати його не обов’язково, тому що з 2016 року юридичні особи звільнені від необхідності застосовувати в своїй діяльності друку.

Перед відправленням послання при потребі реєструється в журналі вихідної документації, в якому йому присвоюється номер і ставиться дата відправлення.

При складанні листа потрібно ретельно стежити за правописом, дотримуватися правил і норм російської мови за частиною лексики, граматики, пунктуації і т.д. Одержувачі завжди звертають увагу на те, наскільки грамотно викладені і оформлені думки в посланні.

Не варто забувати про те, що проведені дослідження однозначно свідчать про те, що люди не готові витрачати на прочитання подібного роду листів більше однієї хвилини.

Лист необхідно писати в коректній формі, не “розтікаючись мислію по древу», досить коротко і ємко, у справі. Кожна нова тема повинна бути оформлена у вигляді окремого абзацу, які при необхідності треба розділити на пункти. Крім того, лаконічне і чітке лист дасть зрозуміти одержувачу, що автор цінує його час. Тут приказка «стислість – сестра таланту» – до місця.

В основній частині потрібно вибачитися за відмову від зустрічі (наприклад, «I am sorry to say that …», «Unfortunately …») і пояснити причину, наприклад: В заключній частині, якщо відмова не категоричний, можна запропонувати різні альтернативні варіанти часу, місця та інших умов зустрічі. Також слід поцікавитися, наскільки ці види зручні.

Це можна зробити за допомогою наступних фраз: Лист-вибачення за скасування зустрічі (Letter of apology for cancelling an appointment) Припустимо, що деталі зустрічі узгоджені і зустріч вже призначена, однак буває так, що зустріч доводиться скасовувати, скажімо, через появу дуже важливих справ, необхідності виконувати обов’язки іншої особи і інших непередбачених обставин.

Дізнайтеся до чого: Як дізнатися номер особового рахунку Мосенергосбит за адресою Лист про Зустріч з Клієнтом: структура, як Написати + мети

Наступна частина листа стосується безпосередньо прохання. Попередньо, бажано її обґрунтувати і вже потім висловлювати саму суть прохання. На завершення лист потрібно підписати (краще, якщо це зробить керівник компанії або уповноважена, довірена особа), а також поставити дату створення документа.

Отже, ми з’ясували, що лист-прохання є лист, в якому міститься прохання до одержувача. Мета тексту – спонукати одержувача виконати дію, вигідне відправнику. У листі повинна міститися сформульована прохання, обгрунтування її.

Бажано сформулювати прохання так, щоб обгрунтувати, чому одержувачу має бути вигідно виконати прохання. Відправник повинен не просто знати правила складання тексту, а й враховувати психологічні нюанси. Далі розглянемо конкретні шаблони-приклади в залежності від ситуації.

Лист складається в тому випадку, якщо потрібно домогтися виділення коштів від держави, спонсорів, фізичних осіб.

Лист зазвичай направляється партнерам компанії. У тексті бажано обґрунтувати обопільну вигоду для обох компаній.

Зазвичай такі тексти направляються постачальникам компанії. Наприклад, організація організовує виставки. У неї є постачальник – друкарня, яка поставляє брошури, стенди, буклети та інше. Вартість послуг досить висока.

Орендна плата «з’їдає» бюджети більшості організації. Її зменшення дозволяє компанії протриматися на плаву в складний час. Лист слід направляти орендодавцю.

Лист про Зустріч з Клієнтом: структура, як Написати + мети

Заборгованості вкрай часто виникають при взаємодії між компаніями. Якщо організація налаштована на подальшу співпрацю з контрагентом, у якого утворився борг, направляється лист-прохання.

Організація поставила компанії партію продукції, проте не оплатила її. Утворився борг, але дебітора відсутні кошти для оплати. У цьому випадку має сенс складати лист-прохання про відстрочку.

Заборгованість компанії може бути виплачена іншою організацією. Зрозуміло, юридична особа не буде оплачувати частки просто так. Зазвичай лист-прохання надсилається боржнику компанії або іншій особі, яка має зобов’язання перед компанією.

Дізнайтеся до чого: Офіційна відповідь на претензію зразок

Перед будь-якими компаніями можуть вставати складні проблеми, з якими неможливо розібратися без сторонньої допомоги. Лист-прохання про сприяння може направлятися при необхідності, наприклад, проведення заходів. Прохання відправляється в комерційні організації, державні структури.

Ми склали добірку ділових листів клієнтам, які ви можете взяти за зразок. Вам залишиться лише доповнити їх деталями.

Лист для організації зустрічі

У таблиці нижче наведені основні етапи і цілі листування по організації особистих зустрічей, а також види відповідних листів. Далі розглянемо кожен окремий вид письма.

Листування з організації особистих зустрічей

Як ми вже згадали, в даний час велика частина листування ведеться по електронній пошті. Однак в особливо серйозних випадках і на дуже високому рівні досі використовують традиційну пошту. При цьому перші контакти можуть бути встановлені з використанням традиційної пошти, а в подальшому листування може перейти в електронну форму.

Лист-пропозиція про зустріч відправляється з метою проінформувати одержувача про те, що деякий посадова особа має намір і можливість зустрітися і обговорити виниклі питання або плани. У більшості випадків основна частина (т.зв. «тіло листа») складається з трьох частин:

  • Введення, в якому повідомляється причина написання листа.
  • Основна інформація листи.
  • Висновок, що містить передбачувані / очікувані дії / інформацію.

Другу і третю частини іноді поєднують.

Введення листи-пропозиції про зустріч може:

  • містити посилання на ініціює подія для даного листа: лист, телефонний дзвінок, повідомлення електронної пошти, попередню домовленість (скажімо, на виставці) і т.п.
  • бути первинним, який ініціює зустріч і містить причину, по якій співробітнику вашої компанії потрібно зустрітися з представником компанії-одержувача. Такі листи можуть бути адресовані як тим компаніям, з якими вже існують які-небудь взаємини, так і тим, з якими потрібно встановити контакти.

Потрібно відзначити, що більшість фраз вступної і заключної частин листи, наведені нами вище, можуть використовуватися не тільки в листах, що ініціюють зустріч, але і в багатьох інших.

Розглянемо приклад листа-пропозиції про ділову зустріч, в якому пропонується можливість переговорів і спосіб узгодження дати і часу зустрічі за допомогою телефонного дзвінка секретаря.

Зверніть увагу, що лист має повну блочну структуру з відкритою пунктуацією: всі елементи починаються безпосередньо від лівого поля, між окремими елементами пунктуація використовується тільки в тілі листа.

(Приклад листа-пропозиції про зустріч см. У вкладених документах).

Нагадаємо, що для офіційного листування із зарубіжними партнерами в компаніях поряд з бланком листи російською мовою може бути розроблений бланк листа англійською мовою.

Оскільки більш ранніх контактів з компанією у адресата не було, у вступній частині листа дається пояснення того, звідки отримана інформація про неї. Потім коротко робиться уявлення компанії – ініціатора повідомлення і описується можливий варіант співпраці.

У висновку висловлюється бажання встановити ділові контакти і повідомляється інформація про те, що представник компанії – директор із закупівель – буде перебувати в країні компанії-адресата в певний період і має намір зустрітися.

Лист про Зустріч з Клієнтом: структура, як Написати + мети

Зверніть увагу: в даному тексті (листи, повідомлення електронної пошти) використовується образ

щення «Dear Sir or Madam», оскільки цей лист направлено на ім’я самої компанії і ім’я посадової особи, яка його прочитає, невідомо. Відповідно, ввічливою заключній фразою буде більш формальне вираження «Yours faithfully».

Після отримання листа, який ініціює зустріч, в разі згоди на зустріч складається у відповідь лист, в якому можуть уточнюватися дати, час, контакти, місце зустрічі і т.п.

Як і більшість інших листів, такий лист починається з подяки за пропозицію про зустріч, а закінчуватися може виразом бажання зустрітися незабаром і / або пропозицією звертатися за уточненням необхідних деталей зустрічі.

(Приклад листа-відповіді на пропозицію про зустріч см. У вкладених документах).

Цілком природно, що можуть статися різні події, внаслідок яких призначена зустріч може бути скасована.

Наприклад, якщо в запропоноване час у вас (вашого керівника) вже заплановані важливі заходи, відрядження тощо або пропозицію про співпрацю з даною компанією зараз для вас не актуальне.

На початку листа-відмови для того, щоб пом’якшити неприємну ситуацію, слід подякувати за лист-пропозицію про зустріч, наприклад: «Thank you for your letter of 5 May enquiring about the opportunity to arrange a meeting with our Purchasing Director ».

Знайомство з клієнтом лист – Зразок листа клієнту »15 шаблонів, як написати лист клієнту

  • Зразок листа клієнту »15 шаблонів, як написати лист клієнту
  • 21 приклад, як почати перший лист, щоб зробити ваші Ліди теплими
  • Вітальний лист зразок. Це зближення з новим передплатником
  • Зміст привітального email листи
  • Зразок привітального листа
  • Знайомство з клієнтом – через телефон або лист
  • Як спілкуватися з клієнтом в мережі – 10 етапів ділової переписки
  • Вітальний лист від А до Я
  • з чого почати email-розсилку – Офтоп на vc.ru

За даними британської Асоціації прямого маркетингу, кожен фунт, вкладений в email-маркетинг в 2015 році, приніс 38 фунтів прибутку. Хочете домогтися таких же результатів, але не знаєте, як написати лист клієнту? Тоді використовуйте кращі зразки листів клієнтам, які ми зібрали для вас в цьому огляді.

I. Як правильно написати лист клієнту II. Листи клієнтам: приклади і готові зразки 1. Листи холодним кліентам2. Листи-нагадування 3. Листи після зустрічі

4. Якщо клієнт не виходить на зв’язок

Як правильно написати лист клієнту

Ви думаєте про клієнтів постійно, але це не взаємно. Щоб заволодіти їх увагою і випередити конкурентів, потрібно регулярно нагадувати про себе. Електронні листи відмінно справляються з цим завданням. На думку авторів блогу Pipedrive, є кілька хитрощів, які можуть зіграти на вашу користь:

  1. Терпіння і ще раз терпіння. Підводите потенційного покупця до угоди поступово, регулярно відправляючи йому листи з цінною і цікавою інформацією.
  2. Узгодьте стратегію в розсилці листів клієнтам з відділом маркетингу, щоб не бути занадто настирливими і не засмічувати ящик клієнта повторної інформацією.
  3. Використовуйте CRM-систему. Вона спростить технічну сторону спілкування з клієнтами прискорить роботу з поштою.

CRM-система – це зручна програма, яка допомагає вести облік клієнтів і угод, записує всі дзвінки, а також допомагає зручно організувати переписку з клієнтом.

Наприклад, програма SalesapCRM інтегрується з поштовим сервісом (підключити можна необмежену кількість поштових скриньок) і дозволяє зберігати історію переписки прямо в картці контрагента.

Якщо вам написав новий клієнт, то створити картку угоди можна прямо з вхідного листа.

А тепер найцікавіше: щоб відправити клієнтові лист з CRM, вам навіть не доведеться набирати текст. За допомогою конструктора документів ви зможете створити набір листів на всі випадки життя і відправляти їх клієнтам в два кліка. SalesapCRM сама підставить в лист ім’я та інші дані клієнта. Хочете дізнатися подробиці? Тоді тисніть сюди.

Назад до змісту

Листи клієнтам: приклади і готові зразки

Ми склали добірку ділових листів клієнтам, які ви можете взяти за зразок. Вам залишиться лише доповнити їх деталями.

Листи холодним клієнтам

1. Вперше пишете потенційному клієнту? Надішліть таке коротке послання:

  • Тема листа: Можливо Ви – наш новий клієнт
  • Привіт, [Ім’я].
  • Ми [коротка інформація про компанію].

Якщо це Вас зацікавило, я готовий обговорити можливість співпраці. Повідомте, в який час Вам було б зручно зателефонувати.

[Підпис]

Лист про Зустріч з Клієнтом: структура, як Написати + мети

  1. 2. Розкажіть потенційному клієнту про успішний досвід співпраці з його конкурентами:
  2. Тема листа: Чи не відставайте від конкурентів
  3. Привіт, [Ім’я].

Ми успішно працюємо з [конкурентом X і Y] в [сфера діяльності] вже [стільки-то часу] і разом домоглися хороших результатів. Ознайомитися з докладною інформацією про них Ви можете тут [посилання на кейс / відгук].

  • Будемо раді, якщо і Ви приєднаєтеся до нас.
  • [Підпис]
  • 3. Якщо на діловому заході ви отримали контакти потенційних клієнтів, відправте їм лист-пропозицію такого зразка:
  • Тема листа: детальну інформацію про нашу компанію
  • Привіт, [Ім’я].
  • Я сподіваюся, що Вам теж сподобалося [захід], і хотів би подякувати Вам за інтерес до [назва компанії].

Додаю більш детальну інформацію про нашу компанію. Буду радий обговорити по телефону всі Ваші питання.

[Підпис]

Назад до змісту

Листи-нагадування

  1. 4. Через деякий час після відправлення листа клієнту з пропозицією послуг або додаткової інформації нагадайте про себе:
  2. Тема листа: Чи хочете Ви щось обговорити?
  3. Привіт, [Ім’я].
  4. Я сподіваюся, що у Вас була можливість прочитати мій попередній лист і докладніше ознайомитися з [додатковою інформацією].

Чи є у Вас якісь питання чи думки за моєю пропозицією? Буду радий обговорити їх по телефону або при особистій зустрічі.

Коли у Вас знайдеться час для цього?

[Підпис]

5. Якщо ви на цифрах можете показати ефективність вашої пропозиції, то поділіться ними в листах клієнтам компанії. Факти переконують краще.

  • Тема листа: Кілька фактів, які Ви могли не знати про [назва компанії]
  • Привіт, [Ім’я].
  • Я недавно відправив Вам лист про [назва компанії], і думаю, ми могли б бути корисні [вашої компанії].

Наші клієнти спостерігають зростання [вказати показники], коли використовують [назва продукту і послуги]. Ми також пропонуємо [розповісти про акції] і [згадати інші вигідні пропозиції].

  1. Якщо захочете дізнатися подробиці, будь ласка, повідомте, і ми домовимося про переговори по телефону або при зустрічі.
  2. З нетерпінням чекаю на відповідь.
  3. [Підпис]

6. Запропонуйте клієнтам пробний період або безкоштовні зразки. Покупці часто зважуються на операцію, якщо попередньо протестують продукт.

  • Тема листа: Подарунок для Вашої компанії
  • Привіт, [Ім’я].
  • Кілька днів тому я надіслав Вам інформацію про [назва продукту] і зараз пропоную спробувати його в дії.

Я створив / прикріпив кілька гостьових логінів / безкоштовних зразків / ваучерів, які можна використовувати для доступу / отримання [продукту або послуги]. Поділіться ними з Вашими колегами. Було б цікаво почути їхню думку.

Буду радий обговорити все докладніше по телефону або при особистій зустрічі. Я впевнений, ми дійсно можемо бути корисні Вам в [область діяльності].

  1. [Підпис]
  2. 7. Якщо ви не впевнені, що ведете переписку зі співробітником, уповноваженим вести переговори, попросіть його допомогти достукатися до ЛПР:
  3. Тема листа: Сподіваюся, Ви зможете направити мене до потрібної людини
  4. Привіт, [Ім’я].
  5. Кілька днів тому я відправив Вам лист про [компанії або продукту] і тепер сумніваюся, що звернувся за адресою.

Це Ви приймаєте рішення по цікавить мене питання? Якщо ні, не могли б Ви допомогти мені зв’язатися з потрібним співробітником у Вашій компанії?

  • Чекаю вашої відповіді.
  • [Підпис]
  • Назад до змісту

Листи після зустрічі

  1. 8. Використовуйте цей текст листа клієнту, якщо після зустрічі з ним ви хочете поцікавитися його подальшими планами:
  2. Тема листа: Ваші плани
  3. Привіт, [Ім’я].

Дякую що приділили мені час. Тепер хотілося б дізнатися, як Ви бачите подальше обговорення нашого питання.

  • Якщо Ви все ще зацікавлені, то, будь ласка, проінформуйте про свої плани.
  • Чекаю вашої відповіді.
  • [Підпис]
  • 9. Після зустрічі з клієнтом нагадайте йому про наступні етапи переговорів:
  • Тема листа: План дій на найближчий час
  • Привіт, [Ім’я].
  • Спасибі, що знайшли час – сьогоднішня зустріч вийшла дуже продуктивною. Коротко нагадаю, як ми вчинимо далі:
  • [Дата]: Я вишлю Вам [договір / повний комплект документів].
  • [Дата]: Ви передасте мені зауваження і побажання.
  • [Дата]: Ми внесемо всі остаточні зміни і підпишемо угоду.
  • Якщо Вам знадобиться щось обговорити до цієї дати, дайте мені знати.
  • [Підпис]

Лист про зустріч з клієнтом: структура, як написати + мети

  1. 10. Складіть таке лист клієнту , якщо при зустрічі він хотів отримати додаткову інформацію:
  2. Тема листа: Інформація по Вашому запиту
  3. Привіт, [Ім’я].

Ми були раді познайомитися особисто з представниками Вашої організації. Я обіцяв Вам надіслати додаткові дані про [питання] – вони знаходяться в прикріпленому файлі.

Готовий відповісти на будь-які питання. Не соромтеся дзвонити мені по [номеру] в будь-який час або писати на цю адресу.

[Підпис]

Назад до змісту

Якщо клієнт не виходить на зв’язок

  • 11. Якщо клієнт не відповів на телефонний дзвінок , використовуйте наступний зразок написання листа :
  • Тема листа: Не зміг зв’язатися з Вами
  • Привіт, [Ім’я].

Я хотів обговорити з Вами [питання], але, ймовірно, Ви опинилися зайняті. Будь ласка, передзвоніть мені по [номеру] або дайте знати, коли Вам буде зручно, щоб подзвонив я.

[Підпис]

Лист про зустріч для переговорів. зразок 2019

Складно уявити, яку роль у веденні бізнесу відіграють контакти. Посередником між контрагентами може стати лист про зустріч для переговорів.

Цей документ інформує партнера про те, що є готовність до переговорів. Уніфікованого зразка для паперу не існує.

Однак, виходячи із загальноприйнятих норм складання ділових листів, можна орієнтуватися на наведений зразок і готовий бланк для заповнення.

вимоги

Є канони ділового листування, від яких не слід відступати, щоб уникнути невірного тлумачення. Якщо в листі будуть явні порушення одного з пунктів, то послання може бути сприйнято як образа. Чим краще складено лист про зустріч для переговорів, тим більше шансів є для того, щоб ця зустріч відбулася.
Отже, лист повинен:

  • Бути складено правильною мовою, без граматичних і синтаксичних помилок.
  • Мати офіційно-діловий стиль викладу. Тон – виключно доброзичливий, незалежно від фактично випробовуваних емоцій до адресата. Також має відчуватися повага і прагнення до дотримання інтересів спільної справи, до взаємної вигоди, співпраці.
  • Складатися з урахуванням етичних норм, прийнятих в ділових колах.
  • Мати оптимізовану структуру, містити короткі фрази, чітко виражають певну думку. Логіка викладу підтримується чітким зовнішнім поділом документа на складові частини.
  • Використовувати тільки ті мовні конструкції і засоби, які зрозумілі адресату. У листі не повинно бути завуальованих фраз.

Незважаючи на те, що в даний час велика частина переговорів проходить в електронному вигляді, дотримання цих інструкцій актуальна і для них. Але ділові листи, оформлені «по-старому», на папері, теж мають свої переваги. Їх декілька.

  • При їх використанні легше уявити документальні докази в судовій інстанції. Взяти збережену папір простіше, ніж копіювати електронного листа, роздруковувати його, а потім – доводити його справжність.
  • Документацію потрібно реєструвати в журналах обліку. Це дозволяє їх легше знаходити.
  • Контролюючим організаціям простіше вести свою роботу.

схема складання

Знаючи основний формат складання будь-якого ділового листа, можна, орієнтуючись на зразки, самостійно написати абсолютно будь-який з них. Головне – знати мету послання.

Отже, викладений зразок листа про зустріч для переговорів містить такі відомості:

  • Дані організації.
  • Номер і дату документа.
  • Найменування адресата.
  • Звернення.
  • Подання.
  • Аргументацію звернення.
  • Призначення зустрічі.
  • Мета.
  • Підпис.

реквізити

Дані організації можуть міститися як в шапці листа, так і окремо (можуть друкуватися в самій верхній частині листа). Але дати адресату знати, яким чином можна зв’язатися з відправником, треба обов’язково. Якщо лист складається в електронному вигляді, то це можуть бути просто телефони в кінці листа.

Номер і дата

Нумерація вхідної та вихідної кореспонденції надзвичайно важлива, так як саме вона згодом відображається в журналах реєстрації. Саме подібного типу записи є прямим доказом самого факту існування листування організацій.

Дата у верхній або нижній частині листа – це дата його підписання. Без підпису листок з текстом не має юридичної сили.

дані адресата

Найменування адресата має бути в правому верхньому куті. У практиці ділових взаємин зустрічалися ситуації, коли листи були відіслані помилково іншому адресату.

Для страховки від подібних випадків той, хто пише лист, повинен вказувати в діловому листуванні всю інформацію, яка йому відома про адресата, навіть якщо це тільки ПІБ, телефон, адреса сайту та електронної пошти.

В ідеалі повинні стояти адресні та інші дані.

звернення

Поважний тон листа повинен відчуватися вже в самому зверненні. Може бути присутнім слово «шановний» і ім’я та по батькові тієї людини, якій призначається лист. Якщо ця посадова особа (і лист направляється в ту компанію, де фахівець працює), то бажано вказати його або її посаду, спеціальність.

подання

Етикет вимагає, щоб той, хто звертається до кого-небудь, представився сам. Це може виглядати так: «Мене звуть Іванов Іван Іванович, я менеджер компанії« Юність »». Якщо зав’яжеться листування або буде прийнято рішення про зустріч, адресат повинен точно знати, як саме звертатися до того, з ким він хоче зв’язатися.

Але це правило діє тільки в тому випадку, якщо раніше листування між цими працівниками організацій (або приватною особою та організацією) не велась.

Причина

У будь-якого письмового звернення повинна бути мета. У листі про зустріч для переговорів повинні бути чітко описані причини, які спонукали одну зі сторін піти на контакт.

призначення зустрічі

Для того щоб лист було направлено на конкретну дію, автор повинен вказати місце і час зустрічі. Призначення дати – це делікатний момент. Автор листа про зустріч для переговорів може надійти одним з трьох способів:

  • Призначити конкретну дату.
  • Призначити дату, але із застереженням, що її можна скорегувати за спільною домовленістю або за бажанням адресата.
  • Поставити тимчасові рамки, в які зручно було б зустрітися. Наприклад, зі 12.00 вівторка до 18. 00 четверга. Дати при цьому все ж необхідно вказувати.
  • Залишити дату і час зустрічі на розсуд другої сторони.

Останній варіант є самим ввічливим, але менш надійним. Адже ділове листування має на увазі і мотивуючий на вчинення дії партнером момент. А в останньому пункті вся ініціатива в питанні призначення дати перекладається на адресата. Якщо є впевненість в тому, що зустріч відбудеться, то можна так вчинити.

додаткові частини

Як необов’язкових (але можна застосувати в окремих випадках) елементів листи можна відзначити:

  • Подяка за можливість запросити на зустріч.
  • Хто ще запрошений взяти участь у зустрічі.
  • Як діяти, якщо у адресата немає можливості з’явитися для переговорів в зазначений час. Наприклад, надіслати листа, внести пропозиції та ін.
  • Контактна особа (якщо цієї інформації не було на початку).

В принципі, лист про зустріч для переговорів складається у довільній формі. Головне, щоб всі вимоги, які пред’являються до нього, були дотримані.

Лист про Зустріч з Клієнтом: структура, як Написати + мети

Як правильно скласти лист про зустріч з клієнтом

Вітаємо! У цій статті ми розповімо про правила складання листа про зустріч з клієнтом.

Сьогодні ви дізнаєтеся:

  • Які правила ділового листування необхідно дотримуватися;
  • Як написати лист про зустріч клієнту;
  • Як написати лист після зустрічі.

зміст

  • Основні правила написання ділових листів
  • Цілі і ефективність листів про зустріч з клієнтом
  • Структура листа про зустріч з клієнтом
  • Лист після ділової зустрічі

Основні правила написання ділових листів

Ось ви пройшли всі процеси продажу і вже порахували свій прибуток від угоди, але є ще одне “але”. Вам необхідно зустрітися з клієнтом, щоб оформити домовленість і обговорити деякі деталі угоди.

Здавалося б, що в цьому немає нічого складного, треба лише написати діловий лист клієнту про зустріч. Але як це зробити? Які слова використовувати? З чого почати лист?

Існують норми ділового листування, недотримання яких загрожує падінням іміджу компанії в очах замовника, а в окремих випадках і зривом угоди. Тому перше, що вам необхідно зробити – вивчити правила ділового листування.

Правила ділового листування:

  • Адреса вашої електронної пошти не повинен виглядати комічно або несерйозно. Він повинен відповідати своєму призначенню, тобто носити ділове ім’я, найкраще, щоб ім’я електронної пошти збігалася з назвою компанії. Приклади невдалих поштових скриньок: sweetGirl, badboy, ladyinred;
  • Використовуйте персональні звернення до клієнта. Завдяки особистим зверненням, клієнт зрозуміє, що він важливий для вас. Це хороший заставу для довгострокових відносин;
  • Не використовуйте коротку форму імені ділового партнера. Наприклад, Саш, кати, Сергію. Це виглядає нешанобливо;
  • Зверніть увагу на ваше привітання. Не варто в нього згадувати про час доби, адже клієнт може прочитати цей лист через кілька годин або днів, в цьому випадку ваше привітання буде “не до місця” і викличе негативні асоціації. Найкраще використовувати слово “Добрий день!”;
  • Завжди вказуйте тему листа, інакше воно може відправитися в папку “спам” або загубитися;
  • Розрізняйте поля “кому” і “копія”. В поле “кому” вказуйте одержувача, від якого ви очікуєте відповіді. Поле “копія” призначено для тих, хто повинен просто ознайомитися з листом. Наприклад, в поле “копія” ви можете поставити вашого начальника, якщо йому цікавий результат роботи з тим чи іншим клієнтом. Існує ще одне поле: “Прихована копія”. У цьому випадку основний одержувач листа не буде знати, що ваше листування відправляється третім особам. Але цей інструмент вважається нетактовним і не схвалюється в діловому середовищі;
  • Лист не повинно бути дуже довгим. За правилами ділового листування його довжина повинна уміщатися на аркуш формату А4. Також є обмеження за обсягом електронного листа. Він не повинен перевищувати 3 Мб, в іншому випадку лист при відкритті може “зависнути”;
  • Після прочитання перших трьох речень вашого листа, клієнт повинен зрозуміти його суть. До речі, не варто будувати довгі, складні речення, обтяжені причетними і дієприслівниковими оборотами. Вони дуже важко сприймаються при прочитанні;
  • Зверніть увагу на завершення вашого листа. Воно обов’язково повинно містити вашу підпис, посада і контактні дані. Бажано не використовувати ініціали, а писати ім’я повністю: Іванов Іван Іванович або Іван Іванов, а не І.І. Іванов. Посада необхідно вказувати для того, щоб клієнт мав уявлення про те, з приводу яких питань він може до вас звертатися. Також вкажіть ваші контактні дані, електронну пошту, телефон, посилання на сайт компанії, назва компанії.

Цілі і ефективність листів про зустріч з клієнтом

Метою листи про зустріч може бути як організація зустрічі, так і залучення уваги клієнта до вашої пропозиції. У другому випадку до листа необхідно прикріпити ваше торгова пропозиція. Цей варіант підходить для першого контакту з потенційним клієнтом, коли будь-які домовленості між вами ще відсутні.

Ефективність листів з торговою пропозицією відповідає ефективності “холодних дзвінків”. Приблизно 10 чоловік з 100 відгукуються на такі листи. Низька ефективність обгрунтована відсутністю інтересу до листів від невідомих адресатів, до них ставляться як до спаму.

Структура листа про зустріч з клієнтом

  • Звернення до клієнта. Для цієї частини листа необхідно виділити окрему строчку.Здесь ж ви повинні привітати вашого партнера: “Здрастуйте, Іване Івановичу!”
  • Подання .Ви повинні ввійти, інакше клієнту доведеться згадувати хто ви, а це неприпустимо.

Приклад: “Мене звуть Ганна, я представник компанії” Волосатик “.

  • Причина, по якій ви пишете клієнту. Може бути ви вже домовилися про співпрацю по телефону або у вас виникли розбіжності з приводу замовлення, або ви вперше звертаєтеся до клієнта зі своєю пропозицією – в будь-якому випадку інформація про це повинна бути тут.

приклади:

  • Ми вчора з вами розмовляли по телефону і домовилися про постачання шампуню в ваш салон;
  • Ми ознайомилися з вашими претензіями і хотіли б виправити свої помилки;
  • Ми хотіли б запропонувати вам лінію засобів по догляду за волоссям, наша продукція відповідає концепції вашого салону – тільки якісна косметика з натуральних інгредієнтів. З пропозицією ви можете ознайомитися в прикріпленому файлі.

Ці приклади підходять для описаних нами ситуацій. Але можуть бути й інші причини для звернення до клієнта.

  • Призначаємо зустріч.

приклади:

  • Я хотіла б з вами зустрітися, щоб обговорити деякі моменти і укласти договір. Попередньо призначаємо вам зустріч 20 червня в 13:00 у нашому офісі за адресою “адреса”. Якщо вас не влаштовує час або дата, то ми готові перенести нашу зустріч на зручний для вас час;
  • Якщо вам цікава наша пропозиція, то ми можемо зустрітися 20 червня в 13:00 у нашому офісі і обговорити можливості нашого подальшого співробітництва.
  • Ваші контактні дані. Тут ви повинні вказати не тільки контактні дані, а й вашу посаду і ім’я.
  • Приклад: “Для підтвердження зустрічі ви можете зателефонувати за номером” номер “або написати на мою електронну пошту” адреса “(адреса електронної пошти повинна бути той же).
  • З повагою,
  • Анна Вікторівна, ваш персональний менеджер “.

На цьому наш лист закінчується.

Лист після ділової зустрічі

Все пройшло вдало: клієнт погодився на зустріч і ви зустрілися. Але це ще не кінець нашої ділової переписки. Як ми пам’ятаємо, в продажах є етап прощання з клієнтом, коли ми дякуємо йому за приділену нам час.

У продажах за допомогою листування теж є такий етап. Він формальний і необов’язковий, але при цьому є запорукою формування довгострокових відносин з клієнтом.

Таким чином, після проведення зустрічі, ви повинні написати клієнту лист з подякою.

Воно також має свою стандартну структуру:

  • Звернення до клієнта: “Шановний, Іван Іванович!”
  • Подяка: “Хочу висловити подяку за виділений мені час. Сподіваюся, наша співпраця буде довгою і продуктивним для нас “.
  • Ваші контактні дані: “З повагою, Анна Вікторівна, ваш персональний менеджер”.

Ось і все, можна відправляти лист!

Зразок листа клієнту »15 шаблонів, як написати лист клієнту

За даними британської Асоціації прямого маркетингу, кожен фунт, вкладений в email-маркетинг в 2015 році, приніс 38 фунтів прибутку. Хочете домогтися таких же результатів, але не знаєте, як написати лист клієнту? Тоді використовуйте кращі зразки листів клієнтам, які ми зібрали для вас в цьому огляді.

зміст

I. Як правильно написати лист клієнту II. Листи клієнтам: приклади і готові зразки 1. Листи холодним клієнтам 2. Листи-нагадування 3. Листи після зустрічі 4. Якщо клієнт не виходить на зв’язок

Як правильно написати лист клієнту

Ви думаєте про клієнтів постійно, але це не взаємно. Щоб заволодіти їх увагою і випередити конкурентів, потрібно регулярно нагадувати про себе. Електронні листи відмінно справляються з цим завданням. На думку авторів блогу Pipedrive, є кілька хитрощів, які можуть зіграти на вашу користь:

  1. Терпіння і ще раз терпіння. Підводите потенційного покупця до угоди поступово, регулярно відправляючи йому листи з цінною і цікавою інформацією.
  2. Узгодьте стратегію в розсилці листів клієнтам з відділом маркетингу, щоб не бути занадто настирливими і не засмічувати ящик клієнта повторної інформацією.
  3. Використовуйте CRM-систему. Вона спростить технічну сторону спілкування з клієнтами прискорить роботу з поштою.

CRM-система – це зручна програма, яка допомагає вести облік клієнтів і угод, записує всі дзвінки, а також допомагає зручно організувати переписку з клієнтом.

Наприклад, програма SalesapCRM інтегрується з поштовим сервісом (підключити можна необмежену кількість поштових скриньок) і дозволяє зберігати історію переписки прямо в картці контрагента.

Якщо вам написав новий клієнт, то створити картку угоди можна прямо з вхідного листа.

А тепер найцікавіше: щоб відправити клієнтові лист з CRM, вам навіть не доведеться набирати текст. За допомогою конструктора документів ви зможете створити набір листів на всі випадки життя і відправляти їх клієнтам в два кліка. SalesapCRM сама підставить в лист ім’я та інші дані клієнта. Хочете дізнатися подробиці? Тоді тисніть сюди.

Читати по темі Як написати продає лист для розсилки без копірайтера

Назад до змісту

Листи клієнтам: приклади і готові зразки

Ми склали добірку ділових листів клієнтам, які ви можете взяти за зразок. Вам залишиться лише доповнити їх деталями.

Листи холодним клієнтам

1. Вперше пишете потенційному клієнту? Надішліть таке коротке послання:

  • Тема листа: Можливо Ви – наш новий клієнт
  • 2. Розкажіть потенційному клієнту про успішний досвід співпраці з його конкурентами:
  • Тема листа: Чи не відставайте від конкурентів
  • 3. Якщо на діловому заході ви отримали контакти потенційних клієнтів, відправте їм лист-пропозицію такого зразка:
  • Тема листа: детальну інформацію про нашу компанію
  • Назад до змісту

Листи-нагадування

4. Через деякий час після відправлення листа клієнту з пропозицією послуг або додаткової інформації нагадайте про себе:

Тема листа: Чи хочете Ви щось обговорити?

5. Якщо ви на цифрах можете показати ефективність вашої пропозиції, то поділіться ними в листах клієнтам компанії. Факти переконують краще.

Тема листа: Кілька фактів, які Ви могли не знати про [назва компанії]

6. Запропонуйте клієнтам пробний період або безкоштовні зразки. Покупці часто зважуються на операцію, якщо попередньо протестують продукт.

  1. Тема листа: Подарунок для Вашої компанії
  2. 7. Якщо ви не впевнені, що ведете переписку зі співробітником, уповноваженим вести переговори, попросіть його допомогти достукатися до ЛПР:
  3. Тема листа: Сподіваюся, Ви зможете направити мене до потрібної людини
  4. Назад до змісту

Листи після зустрічі

  • 8. Використовуйте цей текст листа клієнту, якщо після зустрічі з ним ви хочете поцікавитися його подальшими планами:
  • Тема листа: Ваші плани
  • 9. Після зустрічі з клієнтом нагадайте йому про наступні етапи переговорів:
  • Тема листа: План дій на найближчий час
  • 10. Складіть таке лист клієнту , якщо при зустрічі він хотів отримати додаткову інформацію:
  • Тема листа: Інформація по Вашому запиту
  • Назад до змісту

Якщо клієнт не виходить на зв’язок

11. Якщо клієнт не відповів на телефонний дзвінок , використовуйте наступний зразок написання листа :

Тема листа: Не зміг зв’язатися з Вами

Пропозиція про зустріч в діловому листі

Бізнес-сфера, як не крути, тісно пов’язана з постійними діловими зустрічами, а їх результат без будь-яких сумнівів завжди безпосередньо залежить від грамотного запрошення. Так чому ж? Все дуже просто, оскільки абсолютно будь-який приклад ділового листа про зустріч зможе продемонструвати мінімум три головні вимоги до його оформлення, а саме:

  1. Текст листа не повинен бути занадто довгим.
  2. Уже з перших рядків ділового листа адресат повинен зрозуміти його суть.
  3. У листі обов’язково має бути грамотне завершення, як зі сторони, так і в плані ввічливості.

Наприклад, зразок офіційного листа про ділову зустріч завжди починається з вказівки даних одержувача (на аркуші праворуч), серед яких: посада співробітника (якщо потрібно), назва компанії і ініціали одержувача.

Після цього подібні листи на увазі пряме звернення, для чого, як правило, використовується шаблон: «Шановний … Іван Іванович» (приклад).

Це стандартні правила, яких слід дотримуватися в обов’язковому порядку, проте важливу роль відіграє і зміст листа в цілому, тому варто приділити особливу увагу і йому!

Як попросити про зустріч в діловому листі?

Правильна прохання про ділову зустріч повинна відразу ж «кричати» про свою важливість, і при цьому розрізняють два найбільш поширених типу подібного повідомлення: конкретно з закликаючи про зустріч (в якій одержувач цілком може відмовити) і з вимогою зустрінеться з певних обставин. Наприклад, другим варіантом користуються компанії при спілкуванні з клієнтом, в результаті взаємодії з яким відбулися події, які можуть йому зашкодити.

Так як запропонувати зустріч у діловому листі в подібному випадку є необхідністю, не варто мати на увазі можливість відмови, оскільки це буде виглядати як мінімум нетактовно! Тому ділове лист повинен мати нахил на обов’язковий характер, на початку якого обов’язково описується суть проблеми. Після цього або прописується вимога про зустріч, або пропозицію про зустріч, разом з яким описується, навіщо клієнту це потрібно!

Важливо відзначити, що прохання про зустріч в діловому листі починається по схожій манері! Як і було сказано, буквально перші рядки листа вже повинні давати повноцінну відповідь на причину відправлення листа, що схоже на принцип створення звичайного прес-релізу, де для побіжного ознайомлення з повідомленням вистачить і пари пропозицій. Ділове життя – це постійна суєта, тому далеко не всі бізнесмени можуть відповідати відразу ж після надходження листів! Грамотне складання тексту – це не тільки економія часу одержувача, а й банальне до нього повагу.

Туристичний ваучер, запрошення на зустріч та інші «запрошення» сповіщення повинні мати правильну «шапку»!

Як правило, в умовах сучасного бізнесу паперові листи в конвертах використовуються вкрай рідко, оскільки електронні моделі являють собою більш комфортабельне рішення.

Воно дозволяє прикріплювати до нього різноманітні файли, привабливо форматувати вміст і залишати повноцінні посилання для отримання додаткової інформації.

Але електронне пропозицію про зустріч в діловому листі вимагає і організації його «шапки», яка представляє собою додаткові поля для сортування листів.

Навіщо це потрібно?Тут все гранично просто. Будь-яка організована система електронних листів має крім стандартних рубрик індивідуально створені, в які потрапляють листи на ту чи іншу тематику.

Тому дуже важливо заповнити і тему повідомлення, наприклад: «Створення нової платформи для продажу» і т. Д. Така шапка повідомлення, а відповідно, зразок – лист запрошення на ділову зустріч з грамотним оформленням, так що навіть подібних дрібниць варто приділяти увагу! Все це виділяє професіоналізм запиту і дуже сильно помічається будь-яким одержувачем.

Що ще важливо знати, створюючи лист про призначення ділових зустрічей?

Для складання грамотного тексту завжди варто дотримуватися прийнятих норм бізнес-спілкування, тому зразок листа про призначення ділової зустрічі повинен виглядати наступним чином:

  1. Починатися з вітання, про що було сказано трохи вище (Шановний …).
  2. Бути індивідуально розробленим під особливості одержувача або групу одержувачів! Для цього повідомлення повинно бути на рідному партнеру мовою, дізнатися який можна в базі даних самої організації (якщо інформації немає – просто на прийнятому в країні партнера мовою).
  3. Вільний стиль написання – завжди невірне рішення! Потрібно використовувати тільки формальне побудова тексту (використання літературного стилю не вітається).
  4. Візовий збір – не рекламний розсилка! Воно не повинно робити виключно пропозицію з вивченням питання на додаткових матеріалах організації! Тому конкретність – ще одне важливе правило! Одержувач повинен відразу розуміти, ЩО і ЧОМУ від нього вимагається!
  5. Якщо питання або списки – це важлива частина, яка повинна бути включена в створюване діловий лист про призначення зустрічі, зразок повинен спеціально їх розділяти! Довгі перерахування лише плутають читача.
  6. Завжди ставте свою цифровий підпис, який є в будь-якому більш-менш успішний підприємстві. Якщо ж її немає, то це не страшно, проте її наявність надає додатковий імідж.

Як написати лист після ділової зустрічі і навіщо це потрібно робити?

Незалежно від результатів, діловий лист після першої зустрічі – це жест грамотного підходу до справ і додаткова «галочка» в сторону професіоналізму персони. Тому задаватися подібним питанням стоїть завжди, як і відповідати на абсолютно всі листи (крім спаму, зрозуміло).

Структура листа, як і можна здогадатися, дещо відрізняється, оскільки не потрібно зробити своє запрошення привабливим, однак варто закріпити отриманий результат. Для цього варто почати з простого згадки конкретної дати ділової бесіди, що вкаже на індивідуальність повідомлення і просто нагадає одержувачу, про яку зустрічі йдеться.

Також важливим моментом є створення короткого (по суті, підсумкового) листи, що дозволить уникнути будь-яких повторень з раніше обговорюваної інформацією (як в першому листі, так і при зустрічі). Тому, короткий приклад може виглядати наступним чином:

  1. Шановний Артем Олександрович, цей лист є продовженням наших переговорів при особистій діловій зустрічі 31 грудня.
  2. Ми обговорювали питання злиття наших компаній в один передовий бренд (короткий підсумок всієї бесіди).
  3. Був би вдячний, якщо Ви повідомите свою остаточну думку на тему даного питання (невеликий заклик обміркувати пропозицію повторно).
  4. Просто зателефонуйте мені на мою особисту номеру або, якщо Вам так зручніше, призначимо ще одну зустріч з додатковим обговоренням (заклик до відповіді або повторній зустрічі).
  5. Сподіваюся, ми зможемо дійти до порозуміння і продовжимо нашу співпрацю на новий рівень (завершення короткого листа з ввічливим закликом відповісти на пропозицію «так»).

Як найкраще написати діловий лист про перенесення зустрічі?

Дана ситуація, без сумнівів, більш делікатна тема, оскільки жоден бізнесмен не любить відходити від своїх планів. Однак – це бізнес, і подібне трапляється! Головне, правильно донести до партнера всю суть перенесення з новою пропозицією.

У цьому випадку головна вимога – ретельно продумана логічність змісту, після прочитання якої будь-який одержувач погодиться, що іншого рішення немає. В цілому, подібне повідомлення теж має бути коротким, починатися за принципом запрошення (Шановний …) і тривати логічним повідомленням про необхідність перенесення (з величезним жалем повідомляємо, що в зв’язку …).

Потім обов’язково варто повідомити причину, так як саме від цього залежить, чи увійде в розуміння партнер. Наприклад: (в зв’язку з затримкою рейсу зустріч, призначена на 31 грудня …), потім вказується і суть бесіди (на тему злиття наших компаній не може бути проведена).

Коротко, ємко і ввічливо, проте далі неодмінно варто запросити нову дату ділової бесіди або, якщо є можливість, перевести її в інший формат. Приклад: (Чи можливо перенести зустріч на інший день або провести бесіду з телефонного зв’язку?). Ну і наостанок, неодмінно варто лаконічно попрощатися, запросивши відповідь: (очікуємо Вашої відповіді, з повагою, генеральний директор ТОВ «Яблучка»).

Що якщо діловий лист – відмова від зустрічі?

Буває, що умови певної організації просто не підходять під встановлені вимоги, але це не означає, що запит на зустріч від них варто ігнорувати або відповідати в грубій формі. Професіоналізм – це імідж, а він вимагає розгляду будь-яких пропозицій, навіть якщо з подальшим відмовою.

Для цього варто використовувати наступну структуру письма:

  1. Індивідуальне звернення для ефекту «прочитаної» заявки (Здрастуйте, Артем Олександрович!).
  2. Створення лояльної атмосфери (дякуємо Вам за використання наших послуг …).
  3. Інформація про перегляд заявки (ми детально проаналізували можливість злиття наших компаній …).
  4. Похвала ініціативи для створення іміджу (Вашу пропозицію, без сумнівів, було б вигідним для обох сторін …).
  5. І лаконічний відмову, із зазначенням можливості прийняття заявки через невизначений термін (на жаль, зараз ми не можемо прийняти цю пропозицію …)
  6. А також опис причини (так як це не вписується в установлений бізнес-план виробництва …).
  7. Завершення (з повагою, Ігор Вікторович генеральний директор ТОВ «Яблучка»).

Як правильно написати лист англійською на ділову зустріч?

Особливої ​​уваги варті й іноземні бізнес-партнери, для яких, без сумнівів, буде потрібно формувати запрошення чисто англійською мовою. Якщо ви не знаєте його на належному рівні – то варто доручити цю роботу спеціалізованому фахівця, а загальні рекомендації виглядають так само, як для формування звичайної заявки (принцип той же, і значущих особливостей немає).

Проте починаються вони злегка інакше, і замість стандартного вітання за кордоном прийнято відразу звернутися до одержувача (ніяких «шановний», тільки містер або місіс), наприклад: «Mr. Baker … ».

Також важливим моментом є згадка «сполучної ланки» між одержувачем і відправником, так як їх діяльність відбувається занадто далеко для випадкових листів. Приклад: «A mutual friend, Adam Ricky suggested that I contact you …» – «Наш спільний друг, Адам Ріккі порадив мені зв’язатися з Вами …».

Після прочитання цього фрагмента одержувач відразу зрозуміє не тільки загальну зв’язок, але і з якого питання може бути запропонована зустріч.

Ну і завершення, або Як написати «спасибі за зустріч» діловий лист

Даний випадок є практично найпростішим, оскільки не вимагає заманювання партнера до бесіди або ввічливої ​​відмови.

На ділі – подібна потреба є не більше ніж формальністю, з якою стикається майже будь-яка людина (наприклад – при реєстрації на сайтах з подальшим листом на тему «спасибі за реєстрацію!»).

Пишеться воно за принципом письма після зустрічі, але з єдиною відмінністю в тому, що потрібно висловити конкретно подяку без позиву до дискусії.

«Шановний Артем Олександрович! Хочу висловити Вам вдячність за виділений час для презентації розробленого мною бізнес-плану. Наша співпраця, без сумнівів, буде вигідним для обох сторін! З повагою, генеральний-директор ТОВ «Яблучка» Йосип Бурдикін. » – приклад.