Організація роботи відділу продажів – етапи, методи і завдання

0
144

На початковому етапі ринкової діяльності, найчастіше, продажу організовує власник компанії. Що цілком зрозуміло: в першу чергу саме він піклуватися про просування і зростання свого бізнесу, тому і починає сам займатися пошуком клієнтів.

Організація роботи відділу продажів

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання

Коли у власника підприємства спочатку не виходить створити базу даних з відомостями про клієнтів, то можна вважати, що подальша діяльність практично неможлива. Якщо ж споживачі є, і обсяг їх збільшується, підвищується і кількість справ. Отже, виникає велика кількість завдань, що вимагають негайного вирішення.

Як врегулювати всі питання? Рішенням всіх проблем один начальник зайнятися не зможе, тому йому потрібно прийняти в штат менеджерів, не тільки для виконання первинних завдань, а й для пошуку нових покупців. На даному етапі перед керівництвом встає намір створити ефективний відділ продажів.

Що таке відділ продажів?

Для процвітання і сталевого розвитку кожного бізнесу необхідна наявність професійної команди.

Що вона собою являє? Зазвичай під цим терміном розуміють колектив працівників, які беруть на себе функції з пошуку та залучення нових замовників, обробці заперечень і утриманню клієнта на тривалий термін. Комплексний підхід і спільна діяльність забезпечать гарантований результат.

Перша необхідна мета кожного начальника – організація відділу продажів

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання

Поширена проблема більшості малодосвідчених підприємців – взяти все або практично всі зобов’язання з продажу на себе.

У підсумку виходить так, що старі клієнти якийсь час ще працюють на погоджених умовах, і бізнес має певні прибутки. Але у керівника недостатньо сил на стабілізацію вже існуючих замовників і пошук нових покупців.

Прихильність до конкретної компанії поступово зменшується і в результаті клієнт йде.

Саме в цей не самий відповідний момент з’являється конкуренти, які з легкістю переманюють замовників. Найчастіше конкурентами є обласні представники компаній, які швидко розвиваються.

Проведіть експрес-аудит відділу продажів самостійно по 23 критеріям і визначте точки зростання продажів!

Зазвичай в робочому персоналі таких фірм завжди є активний і цілеспрямований працівник, який має величезний досвід в продажах.

Можливо, раніше був керівником і його заробітна плата, в основному, залежала від факту залучених замовників і суми їх договору.

Такі фахівці в своїй сфері швидко орієнтуються і працюють по багато разів обробленої схемою, а також використовують робочі інструменти, реально приносять дохід компанії.

Щоб більш детально розібратися, уявімо, що ситуація виглядає приблизно наступним чином: існує якесь підприємство А, яка не приділяє належної часу на активне залучення клієнтів і особисті переговори.

Це як раз і є відмінною мішенню для конкурента, тобто зацікавлені замовники є, але довести їх до продажу немає можливості.

Зазвичай в цьому момент і з’являється на горизонті грамотний конкурент, який передбачає замовникам:

  • Вигідні умови, в порівнянні з іншими компаніями;
  • Додаткові знижки або бонуси при подальшій співпраці.

Ось тут і йде значна частина клієнтів. Менеджер з продажу конкуруючого підприємства, очевидно, виконає план, або можливо перевиконає (за кількістю нових замовників) і отримає бонус до заробітної плати.

Що сталося з компанією А? Перше і найзначніше, то що вона зазнала краху і не отримала прибутку. І друге – відсутність прибутку відбулося з огляду на невходження половини клієнтів. При подальшому подібному розкладі, керівництву доведеться закрити підприємство через великі збитків.

Що далі: крах чи подальша діяльність бізнесу

Чи є сенс продовжувати працювати в ситуації, що склалася? Відповідь категоричний: немає. Можна звичайно, оцінити ситуацію на ринку і провести аналіз діяльності конкурентів, але повернути клієнтську базу, коли працюють професіонали, неможливо.

Власник підприємства, він же і начальник відділу продажів намагається знайти вихід з кризи. Займатися пошуком нової бази замовників він просто не може через брак часу і сил. Власник бізнесу працює, але проблеми збільшуються, і він все одно не відступає.

Як тільки він опустить руки – бізнес завалиться.

Підсумок наступний: наявність професійних працівників з продажу в компанії не тільки знижує ризики краху підприємства, але і збільшує прибуток за рахунок нових замовників.

Слід зазначити, що організація відділу продажів, контроль роботи, стимулювання працівників премією за виконання плану – однозначно засоби, здатні правильно організувати структуру компанії.

Директор компанії повинен вживати відповідних заходів вчасно, якщо розраховує на тривалу роботу свого бізнесу.

Правила організації роботи відділу продажів

Щоб начальнику організувати і налагодити ефективну роботу відділу з продажу буде потрібно багато сил і знань. Неможливо, за короткий термін розібратися в її специфіці, оскільки процес дійсно складний.

Багато керівника вважають, що якщо оформити пару чоловік на посаду менеджера з продажу, то дохід відразу збільшиться. Якщо працівник не впорається зі своїм завданням, його слід звільнити і взяти нового співробітника. Це абсолютно неправильний підхід до справи. Мало того, що власнику доведеться весь час вкладатися в розвиток нових працівників, так ще й прибутку у компанії не буде.

При підборі персоналу, для виявлення досвіду і навичок роботи в сфері продажів, керівнику рекомендується проводити конкурси між претендентами.

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання

Як показує статистика, оптимальна кількість працівників – п’ять, не рахуючи керівника відділу. Досвідчені працівники завжди мають на увазі, що далеко не кожен потенційний клієнт погоджується на конкретні умови, найчастіше це 1 до 25. Таким чином, щоб отримати постійного замовника потрібно зробити 25 дзвінків. Для успішного виконання плану менеджеру необхідно:

  • Вивчити наявний матеріал;
  • Застосовувати і вдосконалювати свою техніку;
  • Знати методи і способи продажів.

Проведіть експрес-аудит відділу продажів самостійно по 23 критеріям і визначте точки зростання продажів!

Так, природно слабкі співробітники будуть йти, але це не позначиться на прибутку компанії, за рахунок вже наявних працівників. Тому так важливо, на початковому етапі набрати п’ять, а можна і більше менеджерів з продажу.

Структура відділу продажів

Правильна форма роботи не змусить довго чекати результатів і вже найближчим часом власник бізнесу вийде на стабільний дохід. Нижче представлена ​​стандартна схема підрозділи продажів.

Звичайно, ця таблиця не є структурою, яка повинна бути в кожної компанії. Але використовуючи типовий зразок, власник бізнесу зможе змінити або вдосконалити її, для свого бізнесу.

Наприклад, ввести посаду адміністратора.

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання

Хто такий адміністратор і для чого він потрібен

Адміністратор, це та людина, яка комфортно себе почуває в постійній рутинної діяльності. Можна сказати, що в якійсь мірі йому буде потрібно бути в ролі секретаря. В обов’язки такого фахівця входить:

  • Економія робочого часу менеджера;
  • Перевірка документації, пошук втрачених даних;
  • Складання договорів, звітів;
  • Підготовка комерційної пропозиції для покупця;
  • Доповнення електронної бази замовників.

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання

Зазвичай, коли власник бізнесу приймає рішення про призначення посади адміністратора, то компанія в його особі набуває кваліфікованого працівника в своїй області. Отже, витрати на адміністратора швидко окупляться, і розвиток бізнесу піде вгору.

висновок

Додатково, хотілося б відзначити, що тільки від власника бізнесу залежить майбутнє компанії. Він зобов’язаний враховувати всі можливі проблеми, що виникають в процесі. Головна мета власника – отримати прибуток. Досягти фінансової стабільності, можна за допомогою правильно підібраною і організованої команди співробітників, звертаючи особливу увагу на штат менеджерів з продажу.

Робота відділу продажів компанії – план організації, режим і графік, аналіз ефективності

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання

Головна мета комерційної організації – отримання прибутку. Для цього юридичного особа використовує схеми підвищення ефективності продажів, наймає більш кваліфікованих співробітників.

Бізнес-процеси, які відбуваються всередині компанії, покликані оптимізувати і підвищити ефективність кожного відділу передбачуваної структури.

Сьогодні ми поговоримо про те, що таке відділ продажів компанії, розглянемо характерні особливості процедури, завдання, структуру та аналіз ефективності внесених змін.

Коротко про головне

  • Робота відділу продажів – діяльність кваліфікованих фахівців, спрямована на залучення клієнтів і реалізацію актуальною продукції.
  • У такому випадку застосовується технології по розширенню особового складу, організації їх більш ефективної роботи.
  • Фахівці в області маркетингу виділяють кілька завдань відділу продажів організаційної структури:
  • збільшення кількості споживачів компанії – процедура характеризується створення «воронки продажів», конвертацією простих відвідувачів на постійних покупців. Більш пріоритетний напрямок діяльності – залучення та формування клієнтської бази;
  • збільшення середнього чека – менеджер з продажу зобов’язаний підвищувати не тільки обсяги продажів, але і кінцеву суму торгової угоди. Для досягнення позитивного результату виділяють кілька напрямків: підвищення вартості продукції або використання технології крос-продажів;
  • ведення клієнтської бази, лідогенераціі – облік переліку постійних покупців підвищує інформативність і ефективність маркетингових кампаній, персоналізуються взаємини зі споживачами;
  • діяльність з просування продукції – велика частина завдань покладається на маркетинговий відділ, проте існують і винятки. Спільна робота двох надбудов підвищує не тільки обсягу продажів, але і популярність кінцевого продукту.

Робота відділу продажів стоїть на кількох принципах:

  • орієнтація продукту і діяльності на задоволення потреб клієнтів;
  • добровільне об’єднання з іншими підрозділами компанії;
  • поставлені завдання узгоджуються на різних рівнях одного відділу.

Структурні особливості відділу продажів

Вибір оптимального варіанту супроводжується урахуванням наступних факторів:

  1. Постановка задачі.
  2. Кількісна характеристика персоналу.
  3. Область професійної діяльності організації.
  4. Характерні особливості та складність кінцевого продукту або послуги.
  5. Рівень диференціації діяльності відділу.
  6. Географічне розташування торгових точок.

Подальше оповідання буде направлено на якісну характеристику найбільш популярних моделей відділу продажів компанії.

Для зручності сприйняття розіб’ємо подальше оповідання на кілька логічних блоків.

Основні моделі роботи відділу

Функціонально-лінійна

Така структура актуальна для компаній, які випускають один продукт і не планує розширюватися в майбутньому.

Перший рівень (найвищий) займає начальник відділу продажів, функції якого представлені нижче:

  • контроль над виконанням плану, завдань і поставленої мети;
  • збір супровідної інформації про персонал і клієнтської бази;
  • підтримка дисципліни і монолітності створеної структури;
  • оптимізація бізнес-процесів, ведення та контроль за документообігом;
  • забезпечення співробітників матеріально-технічною базою;
  • налагодження комунікацій між надбудовами.

Другий рівень складається з керівників функціональних підрозділів, завдання яких коливаються від особливостей бізнес-процесів організації.

Тут ви дізнаєтеся, як правильно працювати з запереченнями клієнтів в продажах.

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання Функції відділу продажів.

Як правило, мова йде про спілкування з постійними покупцями, контроль за розробкою маркетингової кампанії. Можливий розподіл відповідальних осіб, в залежності від різниці підходів до реалізації продукції (активні і / або пасивні продажі).

Третій рівень становлять співробітники організаційної структури, що знаходяться в підпорядкуванні вищеназваних осіб (лінійна залежність). Кожному співробітнику відводиться власна роль, коло обов’язків, продиктованих займаною посадою, її специфікою.

Матрична структура за географічною ознакою

Комерційної компанії, торгові точки якої розташовані в різних регіонах, вигідно будувати відділ маркетингу по матричному принципом.

Така схема «розвантажує» провідних менеджерів, але підвищує ризик виникнення конфліктних ситуацій.

Відповідальне рішення полягає в підборі оптимальної кількості регіональних представників першого рівня. Якщо обсяги продажів даної точки малі, то доцільно перенести її під патронаж сусіднього фахівця. В іншому випадку залучається кілька відповідальних осіб.

Організація відділу збуту по товарних категоріях

Структура характеризується подвійним підпорядкуванням співробітників як функціональним начальству, так і керуючому товарною категорією.

Такий підхід до організації вірний, якщо:

  • виробляється і продається високотехнологічний або інноваційний товар;
  • продукція реалізується в роздріб, малими партіями;
  • є широкий, але вузько направлений асортимент;
  • кінцевий продукт вимагає подальшого супроводу (монтаж, налагодження, ремонтні роботи).

Що таке пасивні продажі і чим вони відрізняються від активних ви можете дізнатися тут.

Організація відділу збуту за типом клієнта

Система має матричний вигляд, характеризується участю не тільки функціонального керівника, але і фахівця за сегментами споживачів.

Комерційна організація формує дану структуру, якщо:

  • присутні специфічні фактори, що впливають на кінцевий результат торгової операції;
  • виділено не більше п’яти сегментів;
  • присутні специфічні особливості кожного з сегментів.

Важливо знати! Якщо реалізований товар не передбачає придбання додаткових аксесуарів, то компанії слід організувати відділ продажів по товарній категорії.

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи и завдання Структурні елементи відділу продажів.

Етапи організації роботи відділу продажів

Кваліфіковані фахівці виділяють кілька етапів планування і організації вищеназваної надбудови:

  1. Визначення необхідної кваліфікації персоналу – проводитися аналіз посадових зобов’язання кожного співробітника. Порівняйте отримані результати з ідеальними показниками, озаботьтесь підбором відповідного персоналу.
  2. Розробка посадових інструкцій – це документ, що описує права та обов’язки кожного найманого працівника. Додатково вказується перелік доступною матеріально-технічної бази для втілення задуманого в життя.
  3. Розподіл посадових обов’язків між працівниками – поставлена ​​задача розбивається на безліч дрібних становить, виконанням яких займається весь колектив.
  4. Формування робочого графіка – визначається тривалість трудової діяльності, розподіл вихідних днів і перерв на обід.
  5. Постановка цілей і завдань – заданий напрямок розвитку визначається для всього відділу, тоді як завдання мають індивідуальний характер.
  6. Розробка системи контролю діяльності відділу – задаються оптимальні показники для оцінки ефективності організаційної структури. Найчастіше використовують такі: обсяги реалізованого товару, кількість нових покупців.
  7. Визначення стандартів – визначення якісних і кількісних показників трудової діяльності колективу. Процедура передбачає жорстке регламентування обсягу виконаної роботи. Що являє собою професійний стандарт бухгалтера ви дізнаєтеся по посиланню.
  8. Розробка системи підвищення рівня кваліфікації співробітників – для підвищення стабільності комерційної компанії використовуються навчальні заходи, що забезпечують особистісний та професійний ріст найманих працівників.

Існує кілька стандартизованих заходів, що підвищують ефективність роботи відділу реалізації кінцевого продукту:

  • впровадження CRM-системи – автоматизований інструмент, що дозволяє створювати і контролювати клієнтську базу, інформувати про зміни пріоритетних показників. Інтегрування технології з телефонією підвищує рівень взаємодії з клієнтами, тривалість і плідність телефонних переговорів;
  • розробка власних скриптів продажів – створення «сценарію» ділових переговорів значно спрощує їх ведення, незамінний інструмент для малодосвідчених менеджерів;
  • таємний покупець і перевірка точок збуту продукції – для оцінки ефективності і якості сервісу скористайтеся досягненнями сучасності;
  • аналіз – дії керівництва підкоряються здоровому глузду і логічним висновкам. Якщо обсяги продажів падають, винен не завжди регіональний керівник, перевірте якість трудової діяльності його підлеглих.

Для індивідуального підвищення ефективності існує кілька визнаних методик:

  • навчальні заходи – постійне вивчення нових технологій і підходів розширює кругозір, стимулює застосування теоретичних знань на практиці;
  • настройка внутрішньофірмового маркетингу – недостатньо мотивований персонал не в змозі створити сприятливі умови для виконання затвердженого плану продажів;
  • організація щомісячних конкурсів – ефективний інструмент заохочення найбільш відзначилися працівників (преміювання або нарахування вихідних днів);
  • активне використання «воронок продажів» – поінформованість співробітників про ефективні методи залучення клієнтів підвищує не тільки мотивацію, але і обсяги реалізованої продукції.

Організація роботи відділу продажів. На що звернути увагу?

Організація роботи відділу продажів – це перше, що повинен зробити керівник відділу на новій посаді. Він повинен зайнятися організацією, щоб робота у відділі продажів стала ефективніше і результативніше. Про те, як це зробити, ми і поговоримо.

Організація роботи відділу продажів: основні завдання

Начальнику відділу продажів необхідно виконати організацію роботи з підлеглими таким чином, щоб кожен працівник був зайнятий реалізацією свого завдання, причому робив це ефективно, точно і в строк. Це основне, що повинен вміти робити керівник відділу продажів.

На першому етапі організація роботи відділу пов’язана з визначенням готовності робочих місць до виробничого процесу, працездатності техніки, телефонних ліній, стану меблів, необхідної кількості канцтоварів .

Якщо робота фахівців зупиниться через нестачу паперу або зламаного стільця, – це буде найдурніша причина, ймовірність якої важливо звести до нуля.

Тому організаційні питання повинні бути вирішені в першу чергу, а необхідні витрати узгоджені з керівником організації.

Якщо ж подібна проблема трапилася, вона повинна бути вирішена негайно, а не затягуватися на декілька днів, а то і тижнів.

Організація роботи відділу продажів - етапи, методи і завдання

Якщо у відділі продажів працюють чоловіки, які постійно допомагають кому-небудь в організації щось привести, кудись з’їздити – негайно припиніть це!

Менеджер з продажу повинен в першу чергу виконувати свої посадові обов’язки і приносити гроші компанії, а не виконувати обов’язки водія, вантажника, кур’єра .

Для доставки або перенесення вантажів є свої кадри c відповідною кваліфікацією і рівнем оплати. Займаючись тільки продажами, відділ може значно поліпшити свої показники, а організація – збільшити прибуток. Цей момент обов’язково потрібно врахувати при ефективній організації роботи відділу продажів.

Те ж саме можна сказати, якщо на продають співробітників покладені інші, не профільні обов’язки. Це може бути просування сайту або створення бази даних – для цих завдань є свої фахівці, які можуть їх вирішувати з великим бажанням і ефективністю.

Організація роботи відділу включає створення вхідного потоку клієнтів

Спеціаліст більше 80% свого часу повинен бути зайнятий спілкуванням з клієнтами. Краще й ефективніше, якщо це буде вхідний потік, так як його відпрацювання вимагає менших трудовитрат. Тому поділіться своїми ідеями з відділом маркетингу або керівництвом, яким чином цей вхідний потік організувати.

Якщо специфіка роботи співробітників заснована на вихідних дзвінках, доведіть кількість розмов на годину спочатку до 15, а потім при необхідності до 20 (якщо багато відмов). Якщо працівник не буде щогодини ходити курити, пити каву, відвідувати санвузол, базікати з колегами, він цілком може осилити цю цифру.

Щотижневі плани і зборів

Доводимо до персоналу особисті щотижневі плани – організовуємо все необхідне для виконання плану – контролюємо результати роботи на щотижневому зборах.

Кожен співробітник повинен знати свій план на місяць, тиждень, день. Він повинен знати, що з нього спитають за виконання цього плану.

План обов’язково повинен бути персоналізований, інакше менеджери не зможуть відчути особисту відповідальність за результат, а значить не будуть мотивувати його показати.

Список особистих результатів на стіні кабінету і його щоденний моніторинг – відмінний стимулятор для роботи і конкуренції.

Коли ви тільки намагаєтеся організувати роботу відділу продажів, планування краще робити великим, тобто вказати необхідну кількість нових клієнтів, кількість постійних і обов’язково заплановану суму продажів.

Крім щоденного контролю для аналізу і мотивації співробітників необхідно проводити щотижневі зібрання. Наведемо поради для проведення ефективних нарад з співробітниками:

  • Збори повинні відбутися за будь-яких умовах.
  • Тривалість зборів не повинна перевищувати однієї години.
  • Всі питання для обговорення повинні бути заплановані і оголошені на початку зборів.
  • Всі питання повинні бути вирішені під час обговорення, відповідальні зафіксовані на папері, рядки встановлені.

Розподіл менеджерів на досвідчених і не дуже

Організовуємо роботу з співробітниками за рівнем кваліфікації – різного рівня формулювання цілей – різного рівня контролю.

Обов’язково потрібно розділяти керівництво менеджерами з великим досвідом, а також новачків, зовсім недавно окунувшихся в море продажів.

Люди з досвідом не потерплять надмірного контролю і тиску, тим більше від людини, яка прийшла з боку і, можливо, відмінно знає продажу, але не знайомого з усіма тонкощами роботи. В цьому випадку, основне завдання – переконання.

Так, потрібно знайти підхід, потрібно бути трохи психологом, однак це того варто. Командна взаємодія професійного керівника і досвідчених менеджерів з продажу може дати відділу нове дихання.

Початківці продавці на початковому етапі роботи вимагають чітких інструкцій, доступного роз’яснення цілей, способів їх досягнення, та й просто звичайної допомоги і людської підтримки.

Однак в роботі з новачками теж є свій плюс – разом навчаєтеся, разом домагаєтеся успіхів, разом проходите «вогонь, воду і мідні труби». Через деякий час утворюється команда, якій під силу будь-які цілі.

Дуже добре, коли молоді фахівці проходять навчання всередині відділу, в якому будуть працювати, завдяки системі наставництва.

Причому дуже важливо, щоб наставник був доброзичливо налаштований і зацікавлений в позитивних результатах своєї стажера.

Така форма навчання демонструє новачкові практичні способи вирішення робочих моментів, на розгадку яких при самостійному навчанні треба було б тривалий час і безліч проб і помилок.

Якщо у відділі багато новачків, керівнику необхідно постійно підтримувати зворотний зв’язок з колегами, збирати інформацію про всі складнощі, які у них виникають, знаходити оптимальні рішення, а потім проводити оперативні п’ятихвилинки або щотижневе навчання.

Ефективність навчання продажам обумовлюється наступними правилами:

  • регулярністю
  • чіткістю і конкретністю інформації
  • наявністю домашнього завдання
  • перевірці домашнього завдання
  • відпрацюванням знань на практиці
  • контролем застосування нових навичок в роботі
  • підсумковим іспитом

Документування своєї роботи

Не забувайте, що організація роботи відділу продажів полягає в регулярному складанні звітності про свою діяльність, інакше керівництво може засумніватися в кількості і якості вашої роботи.

Заведіть собі звичку готувати щотижневі, щомісячні, квартальні та річні звіти, навіть якщо у вас ці звіти не питають, щоб в будь-який момент на першу вимогу ви могли їх пред’явити керівництву

Організація роботи відділу продажів

Кожен керівник відділу продажів, приступаючи до роботи на новій посаді, повинен правильно все організувати. Треба пам’ятати про те, що саме розробка відділу продажів є важливою складовою при плануванні діяльності всієї компанії. Наша стаття розповість про всі особливості цього процесу і освітить ключові моменти, на які повинен звернути увагу керівник.

Що ж потрібно для створення або поліпшення вже існуючого відділу з продажу товарів? Це наступне:

  • Формулювання головних цілей.
  • Розробка зручною структури відділу.
  • Визначення форм роботи з клієнтською базою.
  • Ключові показники ефективності відділу продажів.

Грамотна організація роботи завжди починається з постановки правильних завдань і вибору пріоритетних напрямків. Головною структурною метою тут має стати такий розподіл обов’язків, щоб колектив діяв як єдине ціле.

Не можна допускати, щоб якийсь співробітник перетягував ковдру на себе, бажаючи виділитися перед начальством. Продуктивність значно зросте, а разом з нею збільшаться і продажу, коли кожен працівник чітко знатиме свій відведений фронт роботи.

Створюючи відповідну організаційну структуру, варто пам’ятати про те, що продажі повинні бути безперервними і стабільними, а поділ праці – вигідним для компанії.

Створюючи відповідну організаційну структуру, варто пам’ятати про те, що продажі повинні бути безперервними і стабільними.

Мети багато в чому залежать від політики збуту компанії. Вони можуть бути наступними:

  • Отримання постійної фінансової прибутку.
  • Задоволення клієнтського попиту.
  • Захоплення бажаної частки ринку.
  • Конкурентоспроможність товарів.
  • Підвищення іміджу компанії.

Менеджери з продажу

Головне ланка відділу продажів, на якому все тримається, – це менеджер з продажу. Даний фахівець повинен бути кваліфікованим, любити і вміти продавати.

Відмінні менеджери виходять з людей з психологічною освітою, які знають підхід до клієнтів. Не варто забувати і про навчання персоналу, яке в середньому проводиться один раз в два місяці.

Навчання необхідно, коли продавці погано розбираються в характеристиках товарів і діючих програмах.

Зазвичай при поділі праці з’являються невеликі відділи. В одних працюють менеджери, які спеціалізуються на переговорах, листах і зустрічах з клієнтурою. В інших трудяться співробітники, що відповідають за холодні дзвінки та електронну пошту. А по-третє працюють люди, що займаються рекламою.

Інструменти управління

Контроль – це запорука успіху функціонування відділу, що займається продажами. Важливо підібрати хорошу мотивацію, щоб співробітники старанно працювали. У ролі мотивації виступають заохочення: матеріальні і нематеріальні.

Матеріальні завжди ефективніше, але не всі компанії можуть собі дозволити це. Нематеріальні теж дієві і не вимагають особливих витрат з боку компанії.

Сюди відносять грамоти, значки, усні і письмові подяки, кубки та інше.

Контроль – це запорука успіху функціонування відділу, що займається продажами.

Правильне формування – запорука успіху, але початківці керівники допускають на цьому етапі ряд типових помилок. Розглянемо їх:

  • Економія на співробітниках.
  • Створення конкуренції в колективі.
  • Не дають працівникам повноцінного відпочинку.

Без продажів у компанії, що працює в сфері торгівлі, не може бути майбутнього. Тому побудувати і відкрити сучасний і ефективний відділ продажів – це половина справи. Після цього можна сподіватися на прибуток і розвиток компанії. У нашій статті ми постаралися відповісти на питання, як створити відділ продажів з нуля, і сподіваємося, що наші поради будуть корисні.

Побудова відділу продажів з нуля

Побудова відділу продажів з нуля – досить складний процес, що вимагає певних знань і навичок. Як ефективно побудувати і організувати відділ продажів, щоб він давав максимальний результат з нуля – читайте в цьому матеріалі.

Як організувати віддав продажів? Чи можна займатися побудовою відділу продажів самостійно?

Для початку, давайте подивимося на ідеальний відділ продажів, яким він повинен бути:

  1. Всі менеджери однакові: немає звізданутий або зазвезділся. Продажу не залежать від одного продажника.
  2. Робота ОП прозора. За 30 хвилин часу можна зрозуміти на скільки ефективно відпрацював кожен співробітник. Ви в будь-який момент можете зняти звіт по будь-яким критерієм (продажу по кожному менеджеру, по кожному товару, за рентабельністю за будь-який період).
  3. Передбачуваність продажів. У кожній компанії є середній цикл угоди. І, отже, розуміючи на якому вона етапі кожна і скільки угод планується від поставлених завдань, можна порахувати прибуток за місяць вже в середині місяця.
  4. Масштабований ОП. Якщо підприємець захотів відкрити філію в іншому місті – а у нього все необхідне є (методика, як набрати нових менеджерів; система мотивації (морквина ззаду і морквина спереду); CRM система і віртуальна АТС; навчальні матеріали по продуктам і по технікам продажів і т. д …
    Або виникла потреба просто розширити штат, то з грамотному відділі продажів це не складе труднощів.
  5. Взаємодіє. На продаж впливає все: бухгалтерія, маркетинг, виробництво, логістика та ОП повинен взаємодіяти з усіма (бюрократія повинна бути здоровою).
  6. Гармонійний. Всі показники ефективності бізнесу повинні бути в рівновазі: витрати на виробництво, логістику, оплату, витрати, знижки, акції. І, звичайно, підсумкові: рентабельність, собівартість, прибуток.
  7. Структурований ОП. Скільки б не було етапів взаємодії з клієнтами (одноетапні або етапні або трьохетапний продажу), ви завжди повинні розуміти на якому етапі йде спілкування з клієнтом.

Способи створення відділу продажів:

Найняти хороших продажників і продажу підуть самі по собі, тому що люди знають як потрібно продавати, і самі створять для себе умови розвитку продажів.

Звернутися до професіоналів, щоб побудувати повноцінний відділ продажів під ключ. Наприклад, до нас ????
Ми побудували не один десяток відділів продажів, знаємо всі підводні камені, можемо запустити відділ в повноцінну бойову роботу за 2-3 місяці. Але було б неправдою сказати, що самостійне створення відділу продажів неможливо.

Якщо ж виникнуть труднощі або захочеться все зробити з першого разу і ефективно, наші пропозиції по створенню відділу «під ключ» в силі.
Головне знати, що є два основні підходи до такого процесу, як організація роботи відділу продажів. Тут ти можеш дізнатися в чому їх відмінності, недоліки і переваги.

Зараз ми зупинимося на діях, які необхідно вжити для створення повноцінного відділу продажів.

Алгоритм побудови відділу продажів

Крок № 1. Визначити ресурси

Спочатку ми повинні визначити ресурси, якими володіємо. В першу чергу – це фінанси. Наприклад, витрати на створення відділу продажів в Москві «з нуля» складуть:

Одноразові витрати:

  • Організація робочого місця менеджера (15 000 – 40 000 руб.)
  • CRM система на одного співробітника (3000 – 30 000 руб.)
  • Віртуальна АТС та телефонне обладнання, з можливістю фіксації й запису розмов на співробітника (2 000 – 5 000)

Необхідно мати запас ресурсів мінімум на 3 місяці. Це термін, за який продажник виходить на окупність. Тому потрібно мати запас для його годування без урахування його доходів.

Щомісячні витрати:

  • Оренда з розрахунку 5 м2 на співробітника (4 500 – 45 000 грн.)
  • Оклад (35 000 – 60 000 руб.)
  • Телефон (1500 – 6000 руб.)

Отже, створення відділу продажів з одним фахівцем, за грубими підрахунками, в Москві обходиться в 143 000 – 380 000 рублів. Це тільки прямі витрати, пов’язані з роботою менеджера, а для нового бізнесу витрати на порядок вище.

Можна, звичайно, розраховувати, що менеджери багато всього напродают в перший місяць, але виходячи з досвіду, я б не став цього робити. Нехай це буде приємним сюрпризом, якщо вони розпродадуть все, що тільки можна;).

Тому, плануючи свої фінансові ресурси, необхідно чітко розуміти вартість організації одного фахівця з продажу.

Тимчасові ресурси. Побудова відділу продажів з нуля займає не менше 4 робочих годин в день в перший-другий місяць. Не менше 2 годин на день третього місяця.

Якщо власник / комерційний директор планує займатися створенням відділу продажів, то він повинен чітко виділяти цей час на налагодження роботи системи.

Якщо цей час складно виділити, то потрібно наймати людину, яка буде займатися побудовою та організацією даного механізму – начальника відділу продажів.

Людські ресурси. Необхідно зрозуміти, скільки менеджерів може дозволити собі компанія з точки зору фінансів. І скільки їх при виконанні планів продажів може переварити сама компанія. Щоб не вийшло, що менеджери напродавати, а компанія не може зробити товари або надати послуги.

Крок № 2. Регламентувати процеси продажів

Зазвичай цей крок опускається. Ні, процеси продажів, звичайно, в будь-якому випадку формуються, але хаотично.

Перший фахівець продає одним способом, другий іншим, один спілкується з відділом закупівель безпосередньо, інший через першого, третій взагалі вважає, що знає про можливості відділу закупівель краще самих закупівель.

Зони відповідальності не зрозумілі, звести в єдину статистику цей зоопарк неможливо. Саме через це і з’являється уявлення, що регламентувати відділ продажів неможливо.

Через якийсь час самі по собі процеси устаканівается, менш успішні продавці підглядають працюють схеми у більш успішних, і, в кінці-кінців, виробляється більш-менш єдиний алгоритм. Але для цього має пройти чимало часу, і процеси так і залишаться лише більш-менш єдиними, при побудові відділу під ключ ми такого не робимо.

Тому, для того, щоб управляти єдиною системою, а не розрізненими індивідуальностями, і потрібно первинно продумати базові документи відділу продажів.

Ос новні регламенти, необхідні для більшості відділів продажів:

  • Правила залучення нових клієнтів;
  • правило підготовки комерційних пропозицій;
  • правило взаємодії з відділом закупівель, технічним блоком, бухгалтерією і логістикою;
  • правило клієнтської підтримки.

Регламент відділу продажів – це не один раз написаний і жорстко зафіксований документ, це живий опис реальної роботи. Він повинен постійно змінюватися, тому що неможливо написати його раз і назавжди правильно.

Поки по ньому не почали діяти, взагалі складно уявити ефективність його роботи, тому він може бути тільки орієнтиром. Регламент не повинен бути більше 1 сторінки А4, в ідеалі – це повинна бути проста блок-схема на половину сторінки А4.

Якщо він виходить на другу сторінку, значить він працювати не буде.

Перевіряти працездатність регламенту можна одним простим способом. Дати почитати його трьом-чотирьом учасникам процесу, а потім прибрати його, і дати можливість цим учасниками його проговорити.

Якщо у всіх є розуміння спільної роботи і меж відповідальності, тоді він робочий, якщо виникли пересуди, його потрібно доповнювати.

Регламент не повинен містити великих розгалужень і сотень винятків, він повинен працювати в 80% випадків, для решти повинна бути можливість домовлятися учасникам відділу продажів.

Крок № 3. Визначити кадрову політику

В першу чергу необхідно скласти портрет менеджера з продажу. Є багато способів для цього, але, в першу чергу, потрібно вирішити найголовніше питання: ставка буде робитися на молодих хлопців з палаючими очима, або на профі, які працювали в галузі і знають ринок, яким потрібно просто дати інструменти і не потрібно навчати.

Більшість власників і керівників при побудові відділу схиляються до другого варіанту. Що й зрозуміло, адже для цього не потрібно навчати, витрачати зусилля на розробку стратегії і постійно підтирати соплі на першому етапі.

До того ж, не всі можуть навчати, а сторонній запрошений тренер не завжди орієнтований на результат. Він приходить і проводить класний, веселий, драйвовий тренінг, а потім йде. І залишається керівник самостійно виконувати основну роботу – організацію і переведення знань про теорію продажів в навик.

Винятком, звичайно ж, є ми ???? Ми підбираємо співробітників, які повинні показати результат, навчаємо їх і проводимо подальшу підтримку, поки продавці не покажуть стабільного навички ефективних продажів.

Другий варіант може ще бути небезпечний тим, що у будь-якого менеджера з продажу є певний термін придатності , і якщо взяти досвідченого професіонала, то цілком можна нарватися на вигорілого, до того ж високооплачуваного.

Тепер перейдемо до чисельності відділу продажів. Є підхід, в якому говориться, що відділ продажів менше 6 осіб – це відділ продажів. Підхід зрозумілий. Беремо 6 осіб, з них можливо 1-2 покажуть реальний результат і окуплять інших. Я вважаю, що починати відділ продажів можна з 3 чоловік .

Причому це тільки починати, далі можуть залишитися і двоє. Один повинен бути про запас, так би мовити, перестраховка від людського фактора. Краще мати не менш двох, щоб був орієнтир, змагання і не було залежності від однієї людини.

Хоча при обмеженому бюджеті це може бути і 1 людина, просто ризики вищі.

Що стосується створення відділу продажів відразу з 10 і більше співробітників, то вважаю це зовсім неефективним . Поясню чому. Якщо немає відділу, то ще немає розуміння куди йти, де клієнти, як їх переконувати.

Це розуміння буде потихеньку вимальовуватися. Звичайно, 10 осіб зможуть пройти більше доріг, але весь цей час буде витрачатися бюджет на їх утримання і організацію.

Тому я прихильник створення відділу продажів з 3-5 чоловік, а далі, після набивання всіх первинних шишок, тиражування успішних практик.

Крок № 4. Визначити інструменти управління

Ключ до успішності відділу продажів – це система контролю. Контроль потрібен навіть для найуспішніших менеджерів, але не повинен бути нав’язливим і виправдовувати сам себе. Я категорично проти будь-яких звітів, що заповнюються заради того, щоб показати свою роботу керівнику.

Будь-які звіти повинні формуватися автоматично і містити тільки ту інформацію, яку фахівець з продажу все одно буде вносити для своєї зручності. З цією функцією чудово справляються CRM системи. Продажник працює з клієнтом і не формує звітів для керівництва. А керівництво в режимі онлайн може створити будь-який звіт в будь-якому розрізі.

Система мотивації – це серце управління і організації відділу продажів.

Вона повинна посувати продавців на звершення, але ні в якому разі не можна думати, що повісивши велику морквину, ви зробили достатньо, щоб менеджер до неї прагнув.

Саме тоді система, по якій відбувається побудова відділу продажів є успішною, коли фахівцеві потрібно створити умови, при яких він буде в змозі до неї дотягнутися, виконуючи ті дії, яким навчений.

Польова підтримка менеджерів – це те, що визначає рівень продажних (ключових) навичок фахівців.

Не те, яка кількість тренінгів вони пройшли, не те, скільки книжок вони прочитали, не те, скільки вони знають методів обробки заперечень, і навіть не успішно пройдений тест на знання товару. Це саме те, як всією цією інформацією продавці вміють користуватися в реальних продажах.

Тому, якщо прийнято рішення запросити самого крутого тренера з продажу, але при цьому керівник відділу не вміє організувати польову підтримку, тренінг ніяким чином не вплине на рівень продажів.

Крок № 5. Пройти все самому)

В принципі, цей крок може бути і першим, для того, що б зрозуміти, чи живий товар взагалі, чи зможуть його продавати менеджери.

Але тут все буде залежати від успішності в продажах однієї особистості, а це може вбити потенційно успішний відділ продажів.

Але важливо стати на місце продажника і зрозуміти самому, наскільки він завантажений непрофільними функціями, наскільки забезпечений інструментами, наскільки абсолютно побудована система, і т.д.