Звільнення головного бухгалтера, прийом і передача справ: термін, акт і наказ

0
88

Звільнення головного бухгалтера, прийом и передача справ: срок, акт и наказ

  • Звільнення головного бухгалтера – не рядова подія, по підприємству повинен бути виданий наказ про передачу справ.
  • Коли видається такий наказ, в якій формі, що має міститися в тілі документа, хто зобов’язаний підписати папір?
  • На всі ці питання ви знайдете відповіді в даній статті.
  • А також детально вивчимо, коли і який документ і за яких умов оформляється.

Дорогі читачі! Наші статті розповідають про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок носить унікальний характер.

Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему – звертайтеся в форму онлайн-консультанта справа або телефонуйте за телефоном +7 (499) 110-35-79. Це швидко і безкоштовно!

приховати зміст

Наказ про передачу справ при звільненні головного бухгалтера

Звільнення головного бухгалтера, прийом и передача справ: срок, акт и наказ Процес звільнення головбуха в трудовому законодавстві окремо не розглядається, що позначає на практиці застосування законодавчих актів, що діють по відношенню до звичайних співробітників. Однак, з огляду на для всієї фірми важливість зміни фігури такого масштабу, неприпустимо відразу піти, не надавши документацію, матеріальні цінності, друку та ін.

Головбух – одиниця штатна, міра відповідальності прописується в трудовому договорі (далі – ТД), але передати справи звільняється глава бухгалтерії зобов’язаний особі, зазначеній в наказі. Наказ про передачу справ при звільненні головного бухгалтера видається за обставин, коли фахівець:

  • подав заяву про звільнення за власною ініціативою;
  • знаходиться на лікуванні, тривалість якого не визначена;
  • звільняється з ініціативи роботодавця;
  • змінює місце проживання і переїжджає;
  • виходить на пенсію;
  • через непередбачені обставини;
  • по згоді сторін;
  • відправляється на денну форму навчання до ВНЗ здобувати другу вищу освіту, та ін.

Зміна головбуха при будь-яких умовах (якщо людина жива і відносно здоровий) супроводжується виданням наказу про передачу справ.

За який термін до відходу фахівця видається?

Термін повинен бути достатнім, щоб закінчити передачу всіх справ і зняти всі питання, законодавчо період від випуску наказу до звільнення головного рахівника не встановлено і може бути різним, від тижня до місяця і більше.

Наприклад, в разі звільнення за власною ініціативою – за власним бажанням (п.3 ст.77 ТК РФ), логічно поєднати цей період з обов’язковим терміном відпрацювання, рівним 14-ти дням (ст. 80 ТК РФ).

Якщо підприємство велике, з різними напрямками діяльності і великим оборотом, то 2 тижневого терміну може виявитися недостатньо.

Важливо, щоб умови припинення співпраці, в тому числі і термін відпрацювання до 1 місяця і більше цієї поважної особи, були передбачені в ТД. Ставши пенсіонером, права рука керівника підприємства має право звільнитися без відпрацювання, тому важливо обумовити цей момент неодмінною передачею справ, закріпивши термін в наказі.

Інструкція зі складання документа

Наказ оформляється в загальноприйнятому вигляді, проте є деякі відмінності від інших документів по підприємству.

форма

Звільнення головного бухгалтера, прийом и передача справ: срок, акт и наказ

Нижче по центру розташовують назву – наказ, на наступному рядку зліва вказують пункт, де відбувається зміна головбуха і знаходиться компанія, а праворуч – дата.

Зліва коротким стовпчиком описують тему документа, в даному випадку це виглядає так: «Стосується передачі справ головним бухгалтером». Нижче, з абзацу, починається текстова частина документа.

зміст паперу

Першим пунктом керівник фірми, від імені та за підписом якого буде випущений наказ, повинен повідомити причину передачі фінансових паперів, наприклад: «У зв’язку зі звільненням головного бухгалтера такого-то наказую:», і далі один за іншим у своєму розпорядженні пункти. Зобов’язуючи надавати папки, паперу, інформацію в комп’ютері, обов’язково слід встановлювати термін, протягом якого повинні бути виконані доручення.

Слід домовитися і період, за який передається документація (зазвичай це 3 роки).

Якщо головний рахівник намагається приховати інформацію, не розкрити всі нюанси фактичного положення фінансів або податків, наявності матеріалів та ін., Або ж відверто ігнорує цей документ, то виходить, що наказ не виконується, і не виключено, що працівник, який має доступ до фінансів фірми , має намір приховати зловживання.

У такому випадку можуть бути прийняті зовсім інші заходи дисциплінарного впливу, враховані ТК РФ, а прийняти справи доручать вже комісії, компетентність складу якої дозволить прояснити ситуацію і виявити недостачу коштів або матеріалів.

У наказі потрібно вказати конкретно ПІБ та посада особи, що здає справи, а також дані його наступника. Особою, яка приймає паперу, може бути новий головбух, а якщо кандидатура ще не схвалена, тоді доручити приймання документації є варіант заступнику або іншою службовою особою.

Важливо, щоб приймаюча персона володіла достатньою компетентністю в фінансових питаннях, нюансах податкової політики. Після відходу здає особи всю відповідальність бере на себе саме той, хто прийняв справи і поставив свій підпис.

До процедури передачі справ можуть бути залучені й інші особи – фінансовий директор, представник служби власної безпеки компанії і ін. В період, відведений для приймання від минає головного рахівника, зазвичай проводять також інвентаризацію матеріальної бази.

Звільнення головного бухгалтера, прийом и передача справ: срок, акт и наказ

У документі також обумовлюються повноваження і обов’язки тих, хто бере участь в здачі – приймання справ від головбуха. Так, наприклад, можна вказати, що в разі виявлення недостачі або неузгодженостей слід залучити аудиторську фірму. За результатами приймання повинен бути складений акт, про що конкретно прописати в наказі доручення і вказати особу, відповідальну за це.

Контроль за виконанням цього документа зазвичай керівник залишає за собою. Під текстом вказують повну посаду керівника і його ПІБ, а після підписання перераховують посади та ПІБ кожного, хто повинен бути ознайомлений з документом.

Завантажити зразок наказу про передачу справ при звільненні головного бухгалтера

Звільнення головного бухгалтера, прийом и передача справ: срок, акт и наказ

Всім, хто так чи інакше причетний до передачі справ і згаданий в наказі, слід під підпис на першому примірнику ознайомити з його змістом. Саме такий наказ оформляється в 1 прим., Необхідному для діловодства, а для всіх, хто згадується, секретар підготує копії.

Головбух не має права піти, не передавши справи, і для контролювання цього процесу повинен бути виданий наказ по підприємству. Це простий документ для внутрішнього обороту компанії, але при складанні паперу необхідно знати, що саме повинен містити такий документ.

Чи не знайшли відповіді на своє питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему – зателефонуйте прямо зараз:

+7 (499) 110-35-79 (Москва)

+7 (812) 490-75-26 (Санкт-Петербург)

Це швидко і безкоштовно!

Необхідна покрокова інструкція зі зразками наказу та акта передачі справ при звільненні головного бухгалтера

Необхідна покрокова інструкція зі зразками наказу та акта передачі справ при звільненні головного бухгалтера

Відповідь на запитання:

При зміні головного бухгалтера необхідно розробити чітку схему передачі справ йдуть і прийому справ новим співробітником.

У ній передбачають порядок і строки прийому-передачі справ, період, протягом якого кожен з головних бухгалтерів буде вести поточні справи, керувати роботою бухгалтерії, а також підписувати документи.

Розроблена схема затверджується наказом керівника організації. Також в ньому вказуються особи, що несуть відповідальність за виконання цього наказу.

  • Процедура передачі справ складається з наступних етапів:
  • – видання наказу керівника організації про прийом-передачу справ;
  • – проведення інвентаризації майна та зобов’язань організації;
  • – ознайомлення з внутрішніми документами компанії;
  • – безпосередньо передача справ, включаючи передачу первинної документації, регістрів бухгалтерського та податкового обліку, бухгалтерської та податкової звітності;
  • – перевірка стану обліку і звітності;
  • – оформлення та затвердження керівником акта прийому-передачі справ.
  • До звільнення головного бухгалтера і на момент передачі справ двох бухгалтерів в організації бути не може.

При передачі справ має значення, запрошений на посаду головного бухгалтера інший працівник чи ні, адже у роботодавця в разі звільнення бухгалтера за власним бажанням є тільки два тижні і на пошук нового працівника (ст. 80 ТК РФ), і на саму передачу. Продовжити даний термін і затримати колишнього працівника для передачі справ роботодавець не має права.

Якщо підходяща кандидатура до закінчення терміну повідомлення не знайдено, справи потрібно буде передати іншому працівникові, призначеному наказом керівника, наприклад заступнику головного бухгалтера чи іншого працівника.

Прийняти справи може і безпосередньо керівник, оскільки в силу ст. 7 Закону N 402-ФЗ https://budget.1kadry.ru/#/document/99/902316088/bssPhr276/ саме він організовує ведення бухгалтерського обліку і зберігання документів бухгалтерського обліку.

У разі якщо новий головний бухгалтер знайдено, виникає питання, яким чином і коли передавати справи, оскільки кандидат на посаду може не знайти часу з’явитися на майбутню роботу до свого працевлаштування. Крім цього, не будучи працівником організації, він не має права розписуватися в акті прийому-передачі, тим більше що після прийняття справ він може взагалі передумати і відмовитися від посади.

Оптимальний варіант – коли обидва бухгалтера працюють одночасно. Деякі фахівці рекомендують прийняти кандидата спочатку на іншу посаду, наприклад заступника головного бухгалтера, а після звільнення посади головного бухгалтера здійснити переклад.

Або перевести головного бухгалтера на посаду заступника, а кандидата прийняти на посаду головного бухгалтера. Але і в першому, і в другому випадку, перш за все, потрібно, щоб була посада заступника головного бухгалтера, причому вакантна.

Тому ці види не тільки не завжди можуть бути застосовані, а й досить проблематичні.

Оскільки порядок передачі справ законодавством не встановлений, в кожній організації він свій в залежності від фактичних обставин.

Вважаємо, що майбутній головний бухгалтер все ж повинен взяти участь в передачі справ (тим більше що це в його інтересах), але акт прийому-передачі при цьому підписується або керівником, або іншим уповноваженим працівником.

Тоді вже при оформленні нового бухгалтера доведеться скласти ще один акт прийому-передачі.

  1. У наказі про передачу справ слід вказати:
  2. – осіб, відповідальних за прийом і передачу справ, якщо на момент звільнення головного бухгалтера заміна йому ще не знайдена, в наказі зазначається особа, яка буде приймати справи;
  3. – терміни прийому-передачі справ;
  4. – дату, на яку повинні бути завершені облікові процеси за минулий період;
  5. – порядок проведення та документального оформлення процедури прийому-передачі справ.
  6. Зразок наказу дивіться нижче.

За необхідності можна провести інвентаризацію всього майна і зобов’язань організації. Рекомендуємо провести хоча б вибіркову інвентаризацію майна і зобов’язань організації.

  • Випадки обов’язкового проведення інвентаризації:
  • – зміна матеріально відповідальних осіб;
  • – виявлення фактів розкрадання, зловживання чи псування майна;
  • – реорганізація або ліквідація організації.
  • Інвентаризацію грошових коштів в касі (на розрахункових рахунках) доцільно проводити завжди, коли відбувається зміна головного бухгалтера, незалежно від того, чи виконує головний бухгалтер обов’язки касира і чи є він матеріально відповідальною особою.
  • Рекомендується перевірити в першу чергу:
  • – установчі документи організації,
  • – наявність документів про реєстрацію ККТ, що знаходиться у власності організації,
  • – наявність наказів про затвердження податкової та бухгалтерської облікової політики компанії.
  • Крім того, новому головному бухгалтеру необхідно упевнитися в наявності таких документів:
  • – затвердженого плану рахунків організації;
  • – податкових регістрів;
  • – податкової та бухгалтерської звітності;
  • – оборотно-сальдової відомості (головної книги), а також регістрів синтетичного та аналітичного обліку;
  • – книги покупок і книги продажів, журналів обліку отриманих і виданих рахунків-фактур;
  • – звітності щодо страхових внесків до позабюджетних фондів;
  • – актів виконаних робіт (наданих послуг), товарних накладних та інших первинних документів;
  • – бухгалтерських довідок;
  • – актів звірок з податковими органами, рішень і актів по проведеним перевіркам;
  • – інвентаризаційних описів;
  • – касових документів, виписок банку і платіжних доручень;
  • – договорів з постачальниками, покупцями та іншими контрагентами;
  • – кадрових документів, документів, що підтверджують заборгованість по заробітній платі і податкові відрахування з ПДФО;
  • – порядку документообігу між співробітниками компанії, а також між головною організацією і її підрозділами і філіями (при їх наявності);
  • – посадових обов’язків співробітників бухгалтерії;
  • – списку осіб, які мають право підпису на первинних документах, який повинен бути затверджений наказом керівника.

Передані документи повинні бути підшиті. При їх відсутності робиться відповідний запис в акті прийому-передачі і складається їх опис.

Факт передачі справ від працівника, який звільняється бухгалтера необхідно оформити актом прийому-передачі. Він складається після перевірки стану бухгалтерського обліку та звітності.

Форма цього акта законодавством не передбачена, тому він заповнюється у довільній формі у двох примірниках і підписується як звільняються головним бухгалтером, так і новим. Стверджує даний акт керівник організації.

Перший примірник передається звільняється головному бухгалтеру, другий – залишається в організації

В акті прийому-передачі відображаються:

– П.І.Б. осіб, що здають і приймають справи;

– дата передачі справ;

– реквізити наказу керівника, на підставі якого передаються справи новому головбухові;

– опис переданих документів із зазначенням їх найменувань і кількості. Якщо перелік таких документів досить великий, то можна вказати відповідні папки документів з додатком по ним опису до акту.

Наприклад: «Податкові регістри по податку на прибуток за 2011 г.», «Акти наданих послуг за 2011 г.» і т.д.

Причому не треба фіксувати в даному акті документи, які стосуються компетенції інших бухгалтерів (наприклад, з обліку заробітної плати або каси);

  1. – серія та номер невикористаних банківських чеків, а також найменування та реквізити невикористаних бланків суворої звітності;
  2. – помилки і неточності в обліку, бухгалтерської та податкової звітності, виявлені в ході перевірки;
  3. – список відсутніх документів;
  4. – пояснення і зауваження до акта, який звільняється головного бухгалтера та особи, що приймає справи.
  5. В акті прийому-передачі справ фіксується стан обліку в організації, перелік і кількість переданих документів, помилки, відсутні цінності і документи, а також інші істотні моменти, виявлені в ході передачі справ.
  6. Зразок акту дивіться нижче.
  7. Подробиці в матеріалах Системи Кадри:
  8. 1.Ответ: Чи може в організації бути два головних бухгалтера, наприклад на час передачі справ, який звільняється головбуха новому співробітнику

Н.З. Ковязіна

Ні не може.

Закон від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ і Трудовий кодекс РФ не передбачають існування в одній і тій же організації декількох (більше однієї) посад головного бухгалтера.

У зазначених нормативних актах посаду «головний бухгалтер» згадана в однині.

Другою особою після головного бухгалтера може виступати його заступник або інший призначений співробітник, але не ще один головний бухгалтер (ст. 7 Закону від 6 грудня 2011 року № 402-ФЗ).

Таким чином, два головних бухгалтера в одній організації одночасно працювати не можуть, в тому числі тимчасово.

Порада: на час передачі справ з новим співробітником можна укласти цивільно-правовий договір або прийняти його на посаду заступника головного бухгалтера з подальшим переведенням.

© Матеріал з КСС «Система Кадри» Готові рішення для служби персоналу на budget.1kadry.ru

Дата копіювання: 02.05.2017

  • форми:
  • Зразок наказу про прийом-здачу справ
  • Товариство з обмеженою відповідальністю «Роза»
  • НАКАЗ N 85
  • 22 березня 2010 р
  • м Москва
  • Про порядок прийому-передачі справ

Покрокова інструкція передачі справ головним бухгалтером при звільненні: наказ, зразок акту, термін відповідальності

Головний бухгалтер за трудовим законодавством є рядовим співробітником, хоч і є однією з ключових фігур на підприємстві.

Але з урахуванням специфіки його роботи, при розірванні трудового договору з головним бухгалтером слід враховувати деякі нюанси.

Так як в руках головного бухгалтера зосереджено чимало ключових функцій в бізнесі, то при розставанні з ним велике значення приділяється передачі справ.

Особливості звільнення головного бухгалтера

Головний бухгалтер звільняється за нормами Трудового кодексу на загальних підставах. При цьому звільнення однієї з найважливіших фігур в компанії відбувається з деякими особливостями.

Дана стаття розповідає про типові способи вирішення питання, але кожен випадок унікальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему, телефонуйте за телефонами :

  • Москва: +7 (499) 110-33-98.
  • Санкт-Петербург: +7 (812) 407-22-74.

Або задайте питання юристу на сайті. Це швидко і безкоштовно!

Так, крім Трудового кодексу відносини з головним бухгалтером розглядаються в ФЗ-129 «Про бухгалтерський облік». Остаточне рішення про звільнення приймається безпосереднім начальником головного бухгалтера – генеральним директором.

Випробувальний термін для головних бухгалтерів може тривати аж до 6 місяців (згідно ч. 5 ст. 70 ТК). У зазначений період трудовий договір з працівником можна розірвати за спрощеною схемою. Законодавство не забороняє закріплення матеріальної відповідальності за бухгалтером.

Розірвання трудового договору з головним бухгалтером відбувається з тих самих підстав, що і з іншими співробітниками:

При звільненні за власним бажанням керівник має право вимагати від бухгалтера відпрацювати 2 тижні після подачі заяви. У цей період головний бухгалтер повинен передати справи наступникові, а якщо керівник не зміг підібрати наступника, то справи передаються самому директору. П. 1 ст. 6 ФЗ-129 підтверджує, що в компанії за бухгалтерський облік відповідає керівник.

Розірвати договір з ініціативи керівника можна тільки при наявності вагомих підстав.

В якості таких підстав можуть виступати закінчення строкового трудового договору, надання підроблених документів при працевлаштуванні, невиконання покладених на нього трудових обов’язків, прогул, поява на роботі в нетверезому вигляді, порушення положень трудового договору, невідповідність займаній посаді, небажання працювати в змінених умовах, скорочення штату (посада головного бухгалтера на практиці скорочують вкрай рідко) або ліквідація компанії.

Також головний бухгалтер, який є матеріально відповідальною особою, може бути звільненим, якщо буде доведено факт:

Так як трудові функції головного бухгалтера припускають обізнаність про найважливіші бізнес-процесах, то змінити його допускається при продажу компанії в руки нового власника, якщо той захоче змінити майно на ключових постах, якщо бухгалтер викритий в розголошенні охоронюваної за законом таємниці.

Для чого потрібне підписання акту передачі справ головним бухгалтером

Ведення бухгалтерського обліку на підприємстві не повинно перериватися, тому керівництву слід завчасно подбати про те, яким чином будуть передаватися справи в разі звільнення головного бухгалтера.

Зазвичай процедура передачі справ регламентується наказом директора, який складається в довільній форматі . Він служить стартом для початку цієї процедури. У наказі прописують:

  1. Підстава для передачі справ (статтю звільнення).
  2. Терміни проведення перевірки і передачі справ.
  3. Склад комісії або уповноважена за проведення перевірки особа.
  4. Особисті дані приймаючої сторони.
  5. Підписи сторін і друк.

Справи можуть передаватися на користь затвердженої кандидатури нового головного бухгалтера, заступника головного бухгалтера або самого керівника.

Зазвичай передача справ супроводжується проведенням масштабної перевірки роботи головного бухгалтера на своєму посту. В ході перевірки аналізується комплектність фінансової документації. Зокрема, як ведеться облік фінансів, в якому стані взаєморозрахунки з державою і контрагентами, як виконуються зобов’язання перед контрагентами. Також невід’ємним етапом перевірки є інвентаризація засобів і опис цінностей.

Перевірка може проводитися як власними силами, так і стороннім аудитором, якого запросить керівництво.

Якщо за результатами перевірки будуть виявлені порушення, то це не є підставою для відмови у звільненні співробітника.

Але головного бухгалтера можна притягнути до адміністративної або кримінальної відповідальності в залежності від масштабів порушень і зажадати від нього компенсації збитку.

Під передачею справ мається на увазі:

  1. Балансові звіти.
  2. Касові звіти.
  3. Банківські документи.
  4. Архівні відомості.
  5. Документація по структурним підрозділам.
  6. Ключі від сейфа, друк.

За результатами передачі справ складається акт прийому-передачі справ головним бухгалтером. Даний документ дозволяє зафіксувати, в якому фінансовому стані передається компанія наступнику.

Акт передачі справ дозволить наступникові отримати уявлення про те, як вівся облік на підприємстві, яка його фінансова політика, чи не було зловживань з боку попередника. За актом передається найважливіша бухгалтерська документація: квартальна та річна звітність, баланс, звірки розрахунків з контрагентами та постачальниками, реєстри заборгованостей тощо.

покрокова процедура

Процедура передачі справ головним бухгалтером передбачає проходження наступних етапів.

Етап 1. Видається наказ про проведення процедури передачі справ, який містить вказівку на необхідність перевірки головного бухгалтера комісією співробітників. У компанії може діяти локальний документ, який регламентує процедуру при зміні головного бухгалтера.

Етап 2. Проводиться перевірка діяльності головного бухгалтера. Якщо були виявлені недоліки, то видається припис усунути їх в прийнятні терміни.

Етап 3. Проводиться інвентаризація майна, грошових коштів (в касі підприємства і на банківському рахунку), інших статтею бухгалтерського балансу, запитується звірка розрахунків з контролюючими інстанціями.

Етап 4. Передаються справи на користь наступника чи іншої особи.

Етап 5. Складається акт прийому-передачі справ головним бухгалтером.

Процедура передачі справ бухгалтером є вельми трудомісткою і для того, щоб її полегшити, роботодавцю слід передбачити в посадовій інструкції обов’язковість передачі справ; зробити регулярними перевірки звітності (незалежними аудиторами, консультантами, експертами та ін.); не допускати максимальної концентрації зон відповідальності в одних руках і розподілити окремі облікові області між декількома фахівцями.

Зміст і структура акту передачі справ

Акт передачі справ складається у двох примірниках, по одному для приймаючої і передавальної сторони. Терміни передачі справ і підписання передавального акта закріплюються в наказі керівника.

У ньому необхідно прописати:

  1. Дату і місце підготовки документа.
  2. Найменування документа «Акт прийому передачі».
  3. Найменування компанії-роботодавця.
  4. ПІБ сторони, яка передає і одержувача відомостей.
  5. Перелік переданих документів із зазначенням кількості аркушів і форми (копія, оригінал та ін.). Стандартний список переданих документів і майна включає облікову політику, звітність, акти виконаних робіт, звірок по розрахунках з постачальниками, опису, первинні документи, договори з постачальниками та підрядниками, паролі від Інтернет-банку, готівкові, коди тощо.
  6. Підписи сторін.

Всі документи, які передаються за актом, повинні бути перевірені і підписані приймаючою стороною. Додатком до акту є результати інвентаризації та проведеної перевірки.

В акті також можуть знайти відображення такі моменти:

  • особливості облікової політики застосовуються програмних і технічних засобів для ведення обліку (які спецпрограми використовуються, який порядок ведення баз даних, зберігання первинної документації та ін.);
  • який порядок доступу до системи обліку, в тому числі паролі;
  • наявність або відсутність розбіжностей в облікових регістрах та ін.

Зразок документа: бланк акту про передачу і прийом документів можна завантажити тут.

Відповідальність головного бухгалтера після звільнення

Головний бухгалтер несе відповідальність за формування облікової політики в організації, ведення обліку та своєчасну здачу звітності. При ухиленні від виконання своїх обов’язків бухгалтер може бути притягнутий до кримінальної або адміністративної відповідальності за нормами ФЗ-129.

Адміністративна відповідальність за правопорушення в частині ведення обліку прописана в Главі 15 КпАП.

Так, за несвоєчасну здачу звітності, документів та інших відомостей за запитом контролюючих інстанцій бухгалтеру загрожує штраф в розмірі 300-500 р.

За грубе порушення правил ведення бухобліку (при спотворенні сум обчислених податків або містяться відомостей на більш ніж 10%) особі може загрожувати штраф в розмірі 2000-3000 р.

Строки давності для притягнення бухгалтера до адміністративної відповідальності складають 1 рік з дня виявлення правопорушення.

За ухилення від сплати податків у великому (понад 500 тис. Р.) І особливо великому розмірі (понад 2,5 млн. Грн.) Головному бухгалтеру може загрожувати кримінальна відповідальність. Згідно ст.

199 КК РФ бухгалтера можуть притягнути до покарання вигляді штрафу до 500 тис. Р., Позбавлення волі до 6 років і права обіймати певні посади до 3 років.

Злочин може полягати як у вчиненні умисних дій, так і бездіяльності керівника бухгалтерії.

До відповідальності притягується той бухгалтер, який вчинив протиправні діяння, а не його наступник. Таким чином, головного бухгалтера можуть притягнути до відповідальності вже після його звільнення.

Також законодавчо передбачена можливість залучення головного бухгалтера до матеріальної відповідальності вже після його звільнення. Зокрема, колишній роботодавець має право зобов’язати його компенсувати реальний збиток, заподіяний під час виконання трудових обов’язків (згідно зі ст. 238 ТК РФ).

Як реального збитку можуть виступати донараховані податки, пені та штрафи за результатами перевірки.

Для того щоб залучити колишнього співробітника до відповідальності, зазначені суми мають бути фактично сплачені в бюджет на вимогу податкового органу (відповідно до 246 ст.

ТК збиток виникає тільки при втраті майна). За упущену вигоду від дій головного бухгалтера отримати у нього компенсацію не вдасться.

Для залучення бухгалтера до матеріальної відповідальності необхідно, щоб така можливість була прописана в укладеному з ним трудовому договорі. Стягнути з колишнього працівника шкода можна тільки протягом року після виявлення факту її заподіяння (згідно зі ст. 392 ТК РФ), інакше суддя може не прийняти надійшов позов.

Так як працівник вже не числиться в компанії, то стягнути збитки з нього допускається тільки в судовому порядку. Для цього колишній роботодавець повинен мати у своєму розпорядженні доказовою базою провини співробітника. Зокрема, йому необхідно надати трудовий договір; платіжні документи, що підтверджують розмір збитку; акти перевірки контролюючих інстанцій та ін.

Якщо трудовим договором не була передбачена повна матеріальна відповідальність, то збиток стягується в межах середньомісячного заробітку.

Таким чином, акт прийому-передачі справ – це документ, який складається в довільній формі при зміні головного бухгалтера. У нормативних документах не міститься вказівка ​​на обов’язковість цього документа, а також його зміст і структуру. Форма акту закріплюється в наказі або іншому документі.

Акт оформляється тільки за результатами перевірки, оформлення звітності, завершення поточних облікових процесів. Перед тим як оформити акт, проводиться інвентаризація майна і грошових коштів.

(Поки оцінок немає) Завантаження …

Акт прийому передачі справ при звільненні головного бухгалтера в 2019 році

Працевлаштування головного бухгалтера нічим не відрізняється працевлаштування рядового громадянина. Однак при його відрахування – процедура розлучення більш складна, так як обсяг робіт, який виконує головбух, вимагає ретельної передачі справ з оформленням акту прийому-передачі.

Функції головного бухгалтера в багатьох процесах діяльності установи є ключовими.

Тому, розрив взаємин між головбухом і роботодавцем пов’язаний з певними проблемами для роботодавця, пов’язані з дотриманням ТК РФ і відповідальності за допущення помилки при прийнятті справ новим посадовою особою. Нових вимог до акту прийому-передачі в 2019 році законодавством РФ не передбачено.

Що таке акт передачі справ при звільненні головного бухгалтера в 2019 році

Акт передачі справ при догляді головбуха з роботи є документом, що забезпечує поняття фінансового стану фірми.

Даний документ потрібно, щоб рік, що минає головбух передав документально все папки з веденням фінансового обліку, а також щоб була проведена інвентаризація майна фірми.

При передачі справ в акті треба відобразити положення з усіма видами звітів, розрахунків з персоналом установи, з суміжними компаніями, які співпрацюють з фірмою, своєчасність податкових платежів, балансове положення фірми та інші питання, що стосуються актів звірок, реєстрів дебіторської та кредиторської заборгованостей і т. д.

Приймально-передавальний акт забезпечить новому головбухові вникнути в стан справ на фірмі і ознайомить його з порядком ведення бухобліку, фінансової політики, а також з’ясує наявність / відсутність зловживань. Після відходу головбуха і отримання ним розрахунку, складно буде пояснювати нестачу фінансових коштів.

(Відео: “Як оформити передачу справ головним бухгалтером”)

форма

Законодавством РФ не передбачена уніфікована форма приймально-передавального акта при догляді головбуха, тому такий бланк заповнюється у вільному вигляді. Особливих вимог в 2019 році до його заповнення в законодавчих актах РФ немає.

Найчастіше форма даного бланка розробляється внутрівідомчими положеннями, закріпленими в розпорядженні начальника або іншим локальним документом, де відображуються необхідні положення. До них можна віднести:

  1. Приймально-передавальний акт при заміні головбуха складається тільки після забезпечення поточних операцій з обліку, перевірці звітності та фінансового становища фірми (можливе залучення незалежних ревізорів).
  2. До заповнення бланка здійснюється інвентаризація матеріальних, фінансових коштів (перевірка каси і поточного рахунку) та інших балансових статей фірми. Забезпечується звірка розрахунків з податковою службою та позабюджетними структурами (ПФР, ФСС).
  3. Терміни прийому-передачі справ і заповнення акту, а також члени створеної комісії відображаються, як правило, в розпорядженні начальника установи.

Які відомості зазначаються в документі?

Здача справ при розриві трудової угоди з головбухом виконується на підставі розпорядження начальника установи. У наказі відображаються члени комісії, що забезпечують інвентаризацію майнових і фінансових ресурсів фірми і час, протягом якого необхідно провести передачу, з наданням підписаного акта.

В даному бланку повинні бути відображені наступні пункти:

  1. Загальноорганізаційна (відомості про облікову політику, з відображенням загального стану бухобліку в установі).
  2. Відображення технічних операцій з обліку (використання ПЗ, затверджені в установі правила збереження відомостей в електронному та паперовому вигляді та ін.).
  3. Відображення спеціалізованих норм, використання яких для установи є неодмінною.
  4. Правила входу в систему обліку (паролі, електронні ключі та ін.).
  5. Наявність / відсутність невідповідності в звітних матеріалах з відображенням першопричин їх появи, а також інші моменти облікових операцій.
  6. Передача атрибутів, які знаходяться на збереженні у головбуха (штампи, печатки, ключі від сейфів і інші артефакти).
  7. Загальні відомості з оформлення документа (підписи посадових працівників, дата заповнення бланка та ін.).
  • До складеного приймально-передавального акта прикріплюються матеріали за результатами інвентаризації, список документів і інших паперів, що підлягають передачі.
  • Крім цього, в акті потрібно відобразити знайдені при передачі справ невідповідності за звітами, а також особливі думки (якщо одна зі сторін не погоджується з відображеними в документі даними).
  • При передачі справ потрібно перевіряти позиції, відображені нижче.

Стан майна, що амортизується

Здійснюючи перевірку залишкової балансової оцінки підприємства, потрібно переконатися в правильності амортизаційних нарахувань на основні фонди (приміщення, обладнання та інші необоротні кошти).

Тут потрібно перевірити правильність застосування амортизаційних норм на основні фонди (згідно цього законодавства), для чого забезпечують звірку залишків за обліковими рахунками на початок періоду, що перевіряється часу із залишками на кінець попереднього відрізка часу.

Необхідно також здійснити перевірку переоцінки балансових залишків, грамотність і обгрунтованість виконання даної операції.

Відомості про облік матеріалів

Всі матеріальні засоби, отримані установою, зобов’язані приходоваться спочатку на складі, а потім виписуватися матеріально-відповідальному працівнику.

Повинно здійснюється щомісячне списання матеріальних цінностей згідно актів проведених робіт, з виведенням залишків.

При перевірці документальних залишків матеріалів, які перебували в підзвіті матеріально відповідальних осіб і на складі, аудитор повинен переконається в їх наявності.

https://www.youtube.com/watch?v=Vw_sR3WFyyA

На великій фірмі, для отримання спільного бачення ситуації з обліку в установі, перевірку обліку матеріальних цінностей можна здійснити вибірково. Залишки майна на звітну дату є початковою точкою для проведення перевірки наступного періоду руху активів.

Примітка. Присутність звітності про рух майнових цінностей надасть допомогу в оцінці стану справ в бухгалтерському обліку.

Інформація про розрахунок працівників

При перевірці розрахунків з персоналом фірми потрібно переконатися в наявності / відсутності боргів із зарплати. Це свідчить про платоспроможність установи та відображається в щомісячної звітності бухгалтерії.

Для перевірки правильності нарахування зарплати можна взяти деякі прізвища підлеглих і простежити за зарплатними відомостями нарахування, утримання податків та інших платежів, а також фактичну видачу коштів.

Наявність автоматизованого «ПО» по нарахуванню оплати праці зводить до мінімуму можливі зловживання, однак, при передачі справ, нового головбуха насамперед цікавить – чи є борги по зарплаті.

Комісія повинна побачити звіти за весь проміжок перевірки, які зобов’язані бути акуратно складені в хронологічному порядку, з наявністю напису на папках, що говорить грамотної збереження бухгалтерської документації. При нестачі місця в бухгалтерії для документів, допускається їх складування в спеціальному приміщенні закладу протягом 5-ти років.

Документи, які перебувають більше 5 років, повинні бути відіслані в архів, з підтвердженням 2-го примірника бланка передачі. Все це повинно бути відображено в приймально-передавальному бланку.

Перелік папок за описом

Первинні матеріали бухгалтерії потрібно передати шляхом складання списку, який додається до акту прийому-передачі справ. При величезному документообіг заповнюється список папок з матеріалами певного призначення за місяць – наприклад, витратні документи, або рахунки для перерахування і т.д.

Перегляд рахунків можливий вибірковим шляхом, з висновком залишків і порівнянням їх з результатами, відображеними в звітності на попередню звітну дату. Це необхідно зробити, щоб новий головбух почав свою діяльність, з прив’язки до отриманих залишків, як до початкової точки.

Примітка. При веденні обліку за структурним відділам – наприклад, по філіям подібних папок з однаковими назвами може бути безліч, тому в списку вказується їх кількість.

Список відсутніх паперів

При перевірці папок місяць за місяцем, здійснюється звірка наявності матеріалів з включеним зведеним списком. При виявленні відсутніх документів складається список. Рік, що минає бухгалтер зобов’язаний знайти відсутній документ, в крайньому випадку надати копію.

Ті ж матеріали, які відсутні, заносяться в список. Це необхідно новому головбухові для підстраховки себе при аудиторській перевірці. Даний список також прикріплюється до акту прийому-передачі.

Як правильно заповнюється акту прийому-передачі справ головного бухгалтера в 2019 році?

Як говорилося раніше, акт не має стандартного шаблону і оформляється у вільному стилі або згідно самостійно розробленого документу в установі.

Бланк акту зобов’язаний відображати максимум інформації:

  • У верхній частині бланка по центру рядка відображається найменування фірми, ІПН, реєстраційний адресу.
  • Опустившись на рядок, ліворуч потрібно розмістити підпис начальника, який стверджує акт, з відображенням слова «Стверджую», назви посади, назви компанії, залишенням місця для підпису, П.І.Б. і дати затвердження.
  • Далі по центру рядка заповнюється найменування документа.
  • У наступному рядку відображається населений пункт і дата заповнення документа.
  • У змістовному розділі заповнюється посилання на наказ, згідно якого створено комісію з передачі справ і заповнюється даний бланк: «Згідно з наказом …»
  • Потім розміщується таблиця, в яку заповнюють всі відомості по передачі документації. Зазвичай, така таблиця містить 4 колонки, в яких відображається:
  1. Порядковий номер.
  2. Назва папки.
  3. Число папок.
  4. Примітка.
  • При перерахуванні переданих документів, як правило, відображається період перевірки і перераховується список відображає:
  1. – Облікову політику.
  2. – Бухгалтерську звітність.
  3. – Звітність по податках.
  4. – Фондові нарахування.
  5. – Акти здійснюваної діяльності та послуг.
  6. – Акти звірок розрахунків з організаціями.
  7. – Результати інвентаризації.
  8. – Первинні матеріали з обліку.
  9. – Контракти з організаціями.
  • Під таблицею перераховуються відомості про передачу готівкових грошей, друку, ключів від сейфів, чекових книжечок, шифрів для входу в ПО «клієнт-банк» і т.д. При виявленні в звітах невідповідності, вони записуються, з відображенням періоду, коли це було зроблено, і назви документа. Потім дописують список доданих матеріалів до акту.
  • Обліковий стан касових операцій перевіряють шляхом ревізії готівки в касі фірми.
  • Розрахункові операції за безготівковими операціями перевіряються шляхом звірки з банком, а також податковими структурами, перевіривши паперові роздруківки зі звітами в ПО 1С.
  • Завершення заповнення бланка здійснюється підписами членів комісії і підписами сторін про здачу і прийнятті справ, з розшифровкою П.І.Б.

Примітка. Якщо закупівлі здійснювалися за готівку підзвітними особами, то повинні бути прикріплені чеки, квитанції та інші платіжні доручення, а грошові операції повинні бути відображені в касі і на балансовому рахунку №71.

Як передати справи новому головному бухгалтеру

Акт передачі справ забезпечить старому головбухові спокійно покинути фірму, що не переживаючи про подальшу долю фірми. Відповіді, на що з’являються в ході діяльності нового головбуха питання, можна буде побачити в приймально-передавальному документі.

При намір головбуха покинути фірму, керівництву необхідно розробити план передачі обов’язків, так як діяльність бухгалтерії перериватися не має права. Законодавчими нормами не регламентовані правила передачі справ, тому наказ начальника видається у вільному стилі, згідно правил складання подібних розпоряджень.

У розпорядженні треба передбачити поділ відповідальності старого і вступає до роботи бухгалтера і відобразити:

  1. Причину передачі справ (статтю відрахування).
  2. Час проведення передачі документів.
  3. Склад комісії, яка виконує перевірку.
  4. Відомості про приймаюче особі.
  5. Підписи учасників прийому-передачі, печатку фірми.

Справи зобов’язаний прийняти новий головбух, прийнятий на роботу роботодавцем. У великих компаніях за штатним розкладом є посада заступника, який може в такій ситуації прийняти справи, якщо новий фахівець не прийнятий на роботу. Згодом, наказом керівництва, він може бути переведений на посаду головбуха.

Для передачі справ призначається комісія, яка забезпечує проведення інвентаризації на фірмі.

При здійсненні даної операції перевіряється:

  • Облік фінансів, касової готівки.
  • Державні платежі.
  • Виконання зобов’язань перед організаціями.
  • підсумки інвентаризації

Перевірка може здійснюватися силами фірми або шляхом запрошення зовнішнього аудитора. При виявленні з боку головбуха правопорушень, він підлягає адміністративному покаранню аж до кримінальної, згідно із законодавством РФ.

Передачі підлягає бухгалтерська документація, за яку відповідає головбух:

  1. Балансова та касова звітність.
  2. Матеріали структурних відділів.
  3. Банківські документи.
  4. Архівні матеріали з часом зберігання до 5 років.
  5. Ключі від сейфа і інші зберігаються атрибути.

Всі атрибути з передачі заносяться в приймально-передавальний бланк, з підписами сторін.

Зразок акту прийому-передачі справ головного бухгалтера в 2019 році

Завантажити бланк і зразок акта прийому-передачі справ

Зразок наказу про прийом-передачу справ

Якщо з працівником, який в процесі своєї роботи повинен був відповідати за збереження активів фірми, розривається трудовий договір, то для цього повинна документально оформлятися передача матеріальних цінностей новому співробітнику.

З цією метою керівник компанії повинен видати наказ про прийом-передачу справ, в якому вказується як особистість працівника, який звільняється, так і особистість прийнятого на роботу співробітника. Після передачі справ уже новий співробітник буде відповідальним за зберігання майна. Дана процедура покликана позначити зони відповідальності.

У статті розглянемо порядок передачі справ при звільненні, а також наведемо зразок наказу про прийом-передачу справ.

Трудовим законодавством така процедура, як передача справ під час звільнення співробітника, не передбачена. Але на практиці вона застосовується досить часто. Крім того, вона необхідна, якщо звільняється співробітник при роботі ніс якусь відповідальність (матеріальну, адміністративну) по своїй ділянці (Читайте також статтю ⇒ Наказ про звільнення після закінчення терміну трудового договору).

Будь-які обов’язки прийнятих на роботу співробітників регулюються умовами укладених з ними трудових договорів і який складають до них посадовими інструкціями. Нормами ст. 60 ТК РФ заборонено вимагати від працівника виконувати такі роботи, які не передбачені трудовим договором та посадовою інструкцією.

У зв’язку з цим про майбутнє звільнення співробітника подумати варто ще при його працевлаштуванні і передбачити в зазначених документах необхідні умови . Також слід пам’ятати про те, що дія договору та інструкції буде припинено в день звільнення співробітника.

А значить все потрібні заходи повинні бути сплановані ще до цієї дати.

Важливо!Роботодавець не має права затримувати видачу трудової і розрахунок з працівником, якщо він, наприклад, не закінчив інвентаризацію. Роботодавець зобов’язаний все це зробити в день звільнення, в іншому випадку його можуть чекати неприємності.

Коли буде потрібно складання наказу про передачу справ

Як правило, компанії до передачі справ серйозно не ставляться і вважають це формальністю. Але варто пам’ятати, що існує кілька посаду, звільнення з яких потребують складання документа про передачу справ. До них відносять:

  1. Директора, який в компанії має найбільш високий ступінь відповідальності. Він має вільний доступ до установчих документів, печаток, договорами, ліцензіями тощо. Для уникнення в майбутньому можливих розбіжностей і суперечок, при звільненні директора повинен бути позначений перелік справ і документів, переданих новому керівнику. Відповідно до цього в компанії видається наказ про передачу справ.
  2. Головного бухгалтера, який також несе відповідальність за зберігання бухгалтерських документів, включаючи звітність. Крім того, передача справ при звільненні головбуха є обов’язковою процедурою, згідно закону 402-ФЗ.
  3. Працівників кадрового відділу, що відповідають за збереження кадрових документів. Передача таких документів супроводжується складанням опису та акту прийому-передачі.
  4. Начальників відділів, які несуть відповідальність за вирішення питань виробництва та персоналу, що знаходиться у нього в підпорядкуванні.
  5. Працівники, з якими укладено договір про матеріальну відповідальність (наприклад, касир або завскладом).

Важливо!Незалежно від того, з якою саме посади звільняється співробітник, наказ про прийом-передачу справ повинен бути оформлений ще до розірвання трудового угоду. Це пов’язано з тим, що після розірвання договору, звільнений співробітник не може повертатися на своє колишнє робоче місце і займатися вже не своїми трудовими обов’язками.

Порядок передачі справ

Розглянемо основні етапи передачі справ при звільненні матеріально відповідального співробітника:

  1. В першу чергу від працівника має надійти заява про звільнення.
  2. Після цього керівник видає наказ про проведення інвентаризації справ, а також перевірки ввіреного який звільняється співробітнику майна.
  3. Проводиться інвентаризація.
  4. Проводиться звірка отриманих показників з обліковими даними.
  5. Відбувається передача справ новому співробітникові (уповноваженій особі).
  6. Роботодавець здійснює розрахунок з звільняються співробітником.

Порядок, за яким відбувається передача справ від співробітника, що звільняє до нового повинен бути передбачений в локальних документах компанії. Жодним нормативним документом не встановлена ​​необхідність в складанні наказу про передачу справ, тому й особливих вимог до даного документу немає. Тому роботодавці мають право скласти наказ у вільній формі, дотримуючись певних правил:

  1. Шапка документа повинна містити найменування компанії, номер і дату наказу, а також місце складання документа.
  2. Найменування документа – Наказ про прийом-передачу справ, де також може бути вказана посада.
  3. Причина видання документа (наприклад, звільнення співробітника або його переклад на іншу посаду).
  4. ПІБ співробітників (звільняється співробітник і хто приймає справи новий працівник).
  5. Період часу, який може бути витрачений на передачу-прийом справ.
  6. Місце, в якому повинна проводитися передача справ (наприклад, в конференц-залі, кабінеті або приймальні).
  7. Відповідальна за дану процедуру і складання акту передачі особа. Це може бути заступник керівника чи інший співробітник, який відповідає за передачу справ.
  8. Крайній термін, в який повинен бути складений акт передачі справ і опис переданих документів.
  9. Додаткові розпорядження керівника (наприклад, проведення інвентаризації, перевірки документів або аудиту).
  10. Наказ підписує керівник організації, а також всі особи, які згадуються в даному документі (тобто, передає і приймає справи, а також відповідальна особа).

Важливо!Навіть якщо звільняється директор компанії, наказ підписує саме він. Тобто розпорядження має підписати діючий керівник, а поки трудовий договір не розірвано, він таким і є.

У разі необхідності та на розсуд керівника до наказу може вноситися і інша інформація або уточнення.

ЗРАЗОК НАКАЗУ ПРО ПРИЙОМ-ПЕРЕДАЧІ СПРАВ

Для чого потрібна передача справ

Передача справ працівником, який звільняється знову приймається дозволяє обмежити тимчасові рамки щодо переходу відповідальності за правильність змісту документів і збереження активів. Даний перехід відповідальності оформляється актом передачі справ.

Перед тим як його скласти спеціально створена комісія повинна провести перевірку і інвентаризацію. За підсумками інвентаризації складається підсумковий документ, в якому чітко вказується той обсяг роботи, який виконується звільняються співробітником.

Для того, щоб організувати перехід посадових функцій співробітника, що звільняє до нового, керівництву компанії необхідно скласти розпорядчий документ – наказ про прийом-передачу справ.

Даний документ є підтвердженням того, що звільняється співробітник передав всі документи і активи компанії і претензій до нього з боку керівництва немає (Читайте також статтю ⇒ Наказ про дисциплінарне стягнення у вигляді зауваження).